Dwa rodzaje głosowania
Zgodnie z treścią art. 227 § 2 k.s.h. możemy wyróżnić dwa rodzaje tzw. głosowania pisemnego sensu largo: pierwszy tj., wyrażenie zgody na postanowienie, które ma być powzięte oraz drugi tzw. pisemne głosowanie sensu stricto 3.
Podejmowanie uchwał w trybie wyrażenia przez wspólników zgody na postanowienie, które ma być powzięte, może nastąpić na dwa różne sposoby. Uchwała może zostać podjęta korespondencyjnie lub poprzez złożenie oświadczenia przez każdego ze wspólników na odrębnym dokumencie 4. W praktyce najczęściej głosowanie w tym trybie następuje zgodnie z pierwszym z ww. sposobów tj. poprzez podpisanie się wspólników pod treścią przyszłej uchwały. Podkreślić należy, że postanowienie, które ma być przedmiotem głosowania w przedmiotowym trybie musi być powzięte przez wszystkich wspólników jednomyślnie oraz musi mieć konkretną, ustaloną treść, która nie może zostać w trybie głosowania zmieniona czy negocjowana 5.·.Przez zwrot „wszystkich" rozumieć należy tylko tych wspólników, którzy nie zostali wyłączeni z głosowania na podstawie art. 244 k.s.h 6. W konsekwencji, aby głosowanie w trybie wyrażenia zgody na postanowienie było ważne wszyscy uprawnieni do głosowania wspólnicy muszą zaaprobować treść danego postanowienia.
Ten rodzaj głosowania związany jest z dwoma etapami: uzyskaniem zgody wszystkich wspólników na pisemne głosowanie w konkretnej sprawie oraz głosowaniem poza posiedzeniem zgromadzenia. Zazwyczaj w praktyce zgoda wspólnika na pisemne głosowanie sensu stricto umieszczana jest w tym samym dokumencie, co oddany głos w sprawie danej uchwały. Ważnym elementem jest, aby oświadczenie o wyrażeniu zgody na pisemne głosowanie sensu stricto stanowiło odrębny element od samego „oddania głosu” przez wspólnika nad daną uchwałą. Odwrotnie niż w przypadku pierwszego rodzaju głosowania wskazanego w art. 227 § 2 k.s.h. zgoda na głosowanie pisemne sensu stricto nie może być utożsamiana z oddaniem głosu nad daną uchwałą. W tym miejscu wskazać dodatkowo należy, iż sama zgoda na pisemne głosowanie sensu stricto musi być wyrażona przez wspólników jednomyślnie oraz musi się odnosić do konkretnej sprawy będącej przedmiotem głosowania (nie może być wyrażona blankietowo) 7. Inaczej niż w przypadku pierwszego z rodzajów głosowania pisemnego wskazanego w art. 227 § 2 k.s.h zgodę na głosowanie pisemne sensu stricto muszą również wyrazić wspólnicy, którzy zostali wyłączeni z głosowania na podstawie art. 244 k.s.h. 8 Biorąc pod uwagę niezależny charakter czynności wyrażenia zgody na pisemne głosowanie sensu stricto oraz głosowania nad uchwałą, w przypadku przedmiotowego rodzaju głosowania pisemnego nie ma wymogu jednomyślności wspólników, co przedmiotu podejmowanej uchwały.
Podejmowanie uchwał w trybie art. 227 § 2 k.s.h. na zasadzie analogii do art. 235 § 1 k.s.h powinno zostać przeprowadzone przez członka zarządu spółki, który jest wyznaczony przez ten organ w zastępstwie przewodniczącego zgromadzenia wspólników 9. Niniejszy wniosek można wyprowadzić z również z treści art. 248 § 3 k.s.h., na podstawie którego zarząd spółki wpisuje do księgi protokołów uchwały pisemne. Istnieje natomiast wątpliwość co do kwestii czy wspólnicy mają możliwość przeprowadzenia głosowania pisemnego 10.
Sposób przeprowadzania głosowania pisemnego
Regulacje dotyczące sposobu przeprowadzenia głosowania pisemnego zazwyczaj znajdują się w umowie spółki. Zwykle osoba przeprowadzająca głosowanie pisemne wysyła wspólnikom zawiadomienie o planowanym podjęciu uchwały w trybie pisemnym, wraz z dołączoną treścią uchwały listem poleconym, pocztą kurierską lub drogą elektroniczną. Zawiadomienie o głosowaniu pisemnym powinna zawierać informację dotyczącą terminu na zajęcie stanowiska w zakresie projektu uchwały albo dopuszczalności pisemnego głosowania sensu stricto i głosu w przedmiocie uchwały 11. Po upływie ww. terminu osoba, która przeprowadzała głosowanie, sporządza protokół zawierający dane dotyczące osób głosujących, sposobu, wyniku głosowania, jednocześnie stwierdzając o powzięciu lub odmowe powzięcia uchwały oraz zawiadamia o wyżej wymienionych sprawach osoby uprawnione do głosowania 12.
Biorąc pod uwagę charakter trybu podejmowania uchwał w głosowaniu pisemnym na szczególną uwagę zasługuje zagadnienie dotyczące dopuszczalności zastosowania przedmiotowej instytucji w danych okolicznościach.
Mając na uwadze treść art. 231 § 4 k.s.h. oczywistym jest, iż tryb głosowania pisemnego jest wyłączony w przypadku uchwał podejmowanych w ramach zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Ponadto przeprowadzenie głosowania pisemnego będzie niedopuszczalne, gdy zostało ono wyłączone w umowie spółki bądź zgodnie z przepisami ustawy wymagane jest zwołanie zgromadzenia wspólników (np.: zawarcie przez spółkę umowy pożyczki, kredytu, poręczenia lub innej podobnej umowy w przypadkach określonych w art. 15 § 1 i 2 k.s.h., umorzenie udziałów (art. 199 § 2 k.s.h.), powołanie pełnomocnika do reprezentowania spółki w sprawach określonych w art. 210 § 1 k.s.h., zatwierdzenie bilansu otwarcia likwidacji (art. 281 § 1 k.s.h.), zatwierdzenie sprawozdania likwidacyjnego (art. 288 § 2 k.s.h.), podział spółki (art. 541 § 1 i § 2 k.s.h.), przekształcenie spółki (art. 562 § 1 k.s.h.) 13. W doktrynie przyjmuje się również, iż podejmowanie uchwał w trybie art. 227 § 2 k.s.h. nie znajdzie zastosowania w przypadku uchwał podejmowanych w głosowaniu tajnym 14 oraz w przypadku uchwał, które wymagają umieszczenia ich w formie aktu notarialnego 15. Sporną natomiast kwestią, jest czy jednoosobowa spółka z ograniczona odpowiedzialnością może podejmować uchwały w trybie pisemnym.
Nie ulega wątpliwości, iż tryb pisemny podejmowania uchwał jest zdecydowanie mniej czasochłonny i sformalizowany od podejmowania uchwał na zgromadzeniu wspólników spółki. Przedmiotowa instytucja znajdzie szczególne zastosowanie, gdy wspólnicy danej spółki, bądź przedstawiciele wspólników przebywają w danym momencie lub na stałe poza granicami Polski. Decydując się jednak na podejmowanie uchwał w trybie art. 227 § 2 k.s.h. trzeba mieć na uwadze liczne ograniczenia wynikające z ustawy bądź mogące wynikać z umowy spółki, które związane są z wymogiem podjęcia uchwały w danej sprawie podczas zgromadzenia wspólników spółki.
Autor: Hanna Żołnierkiewicz – aplikant adwokacki w Kancelarii RUSSELL BEDFORD Dmowski i Wspólnicy sp. k.
Piśmiennictwo:
1 M. Rzeplińka, „Głosowanie pisemne w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością”, Roczniki Nauk Prawnych
Tom XXIII, numer 1 — 2013, https://www.kul.pl/files/1374/public/rnp_2013/nr_1/RNP_2013_vol23_no1_049-067_Rzeplinska.pdf, s. 51
2. J. Bieniak, M. Bieiak, G. Nita - Jagielski, K. Oplustil, R. Pabis, A. Rachwał, M. Spyra, G. Suliński, M. Tofel,
R. Zawłocki, Kodeks spółek handlowych. Komentarz, Warszawa: Legalis 2011; R.L. Kwaśnicki, Uchwały zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (cz. 1), PS 2005, nr 6, s. 17;
3
M.Rzeplińska op.cit, s.54,
4
Ibidem, s.51 i 54,
5
A. Kidyba, Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością,. Komentarz, Warszawa 2009, Legalis.
6
M. Rzeplińka op.cit., s.56
7
R. Pabis, Pisma Spółek handlowych. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, t. III, Warszawa: C.H. Beck 2005, s. 108;
8
M. Rzeplińka, op.cit., s.56
9
Bieniak, Bieniak, Nita - Jagielski i in., Kodeks spółek handlowych…, op.cit
10
M. Rzeplińka, op.cit., s.54
11
Ibidem, s.54
12
Ibidem, s.54
13
Ibidem, s.54,
14
Pabis, op. cit. s. 386
15
Bieniak, Bieniak, Nita - Jagielski i in., Kodeks spółek handlowych, op.cit
