Jeśli przedsiębiorca sam tego nie zrobi, profil na PUE ZUS zostanie założony płatnikowi przez ZUS. Płatnik składek ma obowiązek utrzymania aktywnego profilu informacyjnego w systemie teleinformatycznym Zakładu w czasie prowadzenia z Zakładem rozliczeń z tytułu składek.
Istotnym obowiązkiem dla przedsiębiorców (płatników składek), jest także przekazanie do ZUS adresu elektronicznego.
Wprowadzona zmiana, ma na celu usprawnienie i przyspieszenie obiegu informacji i korespondencji między przedsiębiorcami a ZUS. Pismo, które jest doręczane do ZUS w postaci elektronicznej na profilu informacyjnym założonym w systemie teleinformatycznym Zakładu, opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo wykorzystuje się sposób potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych udostępniony bezpłatnie przez Zakład w systemie teleinformatycznym.
Przedsiębiorca składając wniosek o zarejestrowanie PUE ZUS, wskazuje w jaki sposób chce komunikować się z ZUS, czy w formie tradycyjnej czy w formie elektronicznej. Pisma w postaci elektronicznej doręczane będą na profil informacyjny w systemie teleinformatycznym ZUS, a jeśli podmiot posiada także adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych prowadzonej przez Ministra właściwego do spraw informatyzacji wówczas korespondencja z ZUS doręczona zostanie na profil informacyjny ZUS a także na adres do doręczeń elektronicznych. Doręczenie pisma z ZUS następuje w przypadku podmiotu niepublicznego w chwili odebrania korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego. Korespondencję z ZUS uznaje się za doręczoną w dniu następującym po upływie 14 dni od wskazanego w dowodzie otrzymania dnia wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego.
Wskazać należy, iż nadal ZUS będzie miał możliwość doręczania pism w postaci tradycyjnej – papierowej .
Co daje ZUS PUE?
Posiadanie przez przedsiębiorców PUE ZUS może być sporym ułatwieniem w prowadzeniu działalności. Wraz z założeniem profilu na platformie ZUS przedsiębiorcy uzyskają dostęp do m.in:
- informacji o należnych do opłacenia składkach oraz o dokonanych wpłatach
- informacji o saldzie bieżącym oraz saldzie miesięcznym, które pokazują stan opłaconych składek do ZUS,
- informacji rocznej dla płatnika składek
- deklaracji rozliczeniowej, które płatnik wysłał do ZUS
- listy osób zgłoszonych do ubezpieczeń
- listy pracowników na zwolnieniu lekarskim.
Na PUE ZUS przedsiębiorcy mogą skorzystać z formularzy wniosków do ZUS. Dzięki profilowi przedsiębiorca zyskuje także możliwość samodzielnego utworzenia elektronicznego dokumentu z danymi z ZUS, potwierdzonego kwalifikowaną pieczęcią ZUS (plik PDF, XML), co może być przydatne w celu potwierdzania stanu faktycznego, np. w zakresie rozliczeń z zobowiązań dotyczących składek na ubezpieczenia, wymaganych przez daną instytucję. Na PUE ZUS płatnik składek ma dostęp do zaświadczeń lekarskich swoich pracowników, możliwość wystawienia zaświadczenia płatnika składek do celów zasiłkowych, możliwość otrzymywania powiadomienia o nowych zwolnieniach swoich pracowników na SMS lub e-mail.
