Zgodnie z art. 4 ust. 1 PrPrz przedsiębiorcą jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, wykonująca działalność gospodarczą. Każdy zatem przedsiębiorca, w zależności od formy prawnej prowadzonej działalności, będzie posługiwał się w obrocie określonymi numerami ewidencyjnymi. Numery te związane w sposób ścisły z określonym przedsiębiorcą służyć będą jego identyfikacji nie tylko na rynku, na którym przedsiębiorca ten działa, ale przede wszystkim identyfikacji tego przedsiębiorcy przez różnego rodzaju organy państwowe.
Kluczowym numerem ewidencyjnym, na podstawie którego następuje identyfikacja przedsiębiorcy w rejestrach urzędowych, jest numer NIP. Stosownie bowiem do art. 20 ust. 1 PrPrz, identyfikacja przedsiębiorcy w urzędowych rejestrach następuje na podstawie numeru identyfikacji podatkowej (NIP). Każdy bowiem przedsiębiorca, niezależnie od jego formy prawnej i właściwego rejestru (KRS czy CEIDG), obligatoryjnie posiada numer identyfikacji podatkowej.
Innym numerem ewidencyjnym jest numer wpisu w urzędowym rejestrze podmiotów gospodarki narodowej (tzw. numer REGON) prowadzonym przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Zgodnie z art. 42 ust. 1 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (dalej „Ustawa SP”), krajowy rejestr urzędowy podmiotów gospodarki narodowej, zwany dalej „rejestrem podmiotów”, obejmuje:
1) osoby prawne;
2) jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej;
3) osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą.
Wobec wielości numerów ewidencyjnych, którymi posługują się podmioty gospodarcze, nie wywołuje zatem zdziwienia fakt, iż jednym z pierwszych pytań zadawanych przez Klientów w ramach planowanych transformacji czy reorganizacji Spółek są zapytania o możliwość zachowania przez nie dotychczasowych numerów. Spółki prawa handlowego mogą bowiem podlegać transformacjom uregulowanym na gruncie KSH takim jak połączenie, podział czy przekształcenie. Ustawodawca przewiduje nadto możliwość przekształcenia przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą w jednoosobową spółkę kapitałową (art. 551 § 5 KSH).
Stosownie do art. 12 ust. 1 pkt 2) ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (dalej „Ustawa ZEIPP”):
NIP nadany podatnikowi nie przechodzi na następcę prawnego, z wyjątkiem:
(…)
2) przekształcenia spółki cywilnej w spółkę handlową lub spółki handlowej w inną spółkę handlową;
(…)
Z kolei stosownie do art. 12 ust. 1a tej ustawy do celów identyfikacji podatkowej za przekształcenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, uznaje się również wpis spółki cywilnej do rejestru na podstawie art. 26 § 4 ustawy z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 18 i 96).
Z Ustawy ZEIPP wprost zatem wynika, iż zasadą jest nieprzenoszalność nadanego numeru NIP. Ustawodawca wskazuje jednak – jako wyjątek od powyższej zasady, iż zachowanie przez podmiot numeru NIP będzie możliwe wyłącznie w sytuacji:
- przekształcenia spółki cywilnej w spółkę handlową;
- przekształcenia spółki handlowej w inną spółkę handlową.
Wobec powyższego – a contrario – zachowanie numeru NIP nie będzie możliwe (co do zasady) w przypadku dokonania połączenia, podziału, ale również przekształcenia przedsiębiorcy – osoby fizycznej w jednoosobową spółkę kapitałową.
Z kolei stosownie do § 12 ust. 7 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 listopada 2015 r. w sprawie sposobu i metodologii prowadzenia i aktualizacji krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej, wzorów wniosków, ankiet i zaświadczeń (dalej jako „Rozporządzenie”), nowy numer identyfikacyjny REGON nie jest nadawany w przypadku:
1) przekształcenia:
(…)
b) spółki handlowej w inną spółkę handlową,
c) spółki cywilnej w spółkę handlową,
(…).
Tym samym z treści wskazanego Rozporządzenia wynika wprost, iż zachowanie przez podmiot numeru REGON będzie możliwe wyłącznie w sytuacji przekształcenia spółki handlowej w inną spółkę handlową bądź przekształcenia spółki cywilnej w spółkę handlową. A contrario – analogicznie jak w zakresie numeru NIP, zachowanie numeru REGON nie będzie możliwe (co do zasady) w przypadku dokonanego połączenia, podziału, ale również przekształcenia przedsiębiorcy – osoby fizycznej w jednoosobową spółkę kapitałową.
Zachowanie przez spółkę numerów NIP i REGON możliwe jest zatem wyłącznie wtedy, gdy stosowne przepisy – czy to Ustawy ZEIPP czy Rozporządzenia – na to zezwalają. W tym miejscu należy jednak poczynić kolejne istotne rozróżnienia w zakresie procesów łączenia się oraz podziałów spółek.
W aktualnym stanie prawnym ustawodawca wyróżnia dwa rodzaje połączenia:
- łączenie przez przejęcie (art. 492 § 1 pkt 1 KSH) i
- łączenie przez zawiązanie nowej spółki (art. 492 § 1 pkt 2 KSH).
Wnioski co do sukcesji poszczególnych numerów ewidencyjnych (NIP, REGON, KRS) w procesach łączenia spółek przedstawi poniższa tabela:
| Połączenie przez przejęcie (art. 492 § 1 pkt 1 KSH) | Połączenie przez zawiązanie nowej spółki (art. 492 § 1 pkt 2 KSH) | |
| Sukcesja NIP | Brak sukcesji numeru NIP spółki przejmowanej – spółka przejmowana traci swój byt prawny Spółka przejmująca nie traci bytu prawnego wobec czego nie dochodzi do utraty jej numeru NIP | Brak sukcesji numeru NIP przez łączące się spółki – wszystkie spółki łączące się tracą swój byt prawny Spółka nowozawiązana po dokonaniu wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym otrzyma swój indywidualny numer NIP |
| Sukcesja REGON | Brak sukcesji numeru REGON spółki przejmowanej – spółka przejmowana traci swój byt prawny Spółka przejmująca nie traci bytu prawnego wobec czego nie dochodzi do utraty jej numeru REGON | Brak sukcesji numeru REGON przez łączące się spółki – wszystkie spółki łączące się tracą swój byt prawny Spółka nowozawiązana po dokonaniu wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym otrzyma swój indywidualny numer REGON |
| Sukcesja numeru KRS | Brak sukcesji numeru wpisu w KRS spółki przejmowanej – spółka przejmowana traci swój byt prawny Spółka przejmująca nie traci bytu prawnego wobec czego nie dochodzi do utraty numeru jej wpisu w KRS | Brak sukcesji numeru KRS przez łączące się spółki – wszystkie spółki łączące się tracą swój byt prawny Spółka nowozawiązana otrzymuje nowy numer KRS z chwilą dokonania wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym ; |
Z kolei w ramach procesów podziałowych spółek ustawodawca wyróżnia aż pięć możliwości:
- podział przez przejęcie (art. 529 § 1 pkt 1 KSH)
- podział przez zawiązanie nowych spółek (art. 529 § 1 pkt 2 KSH)
- podział przez przejęcie i zawiązanie nowej spółki (art. 529 § 1 pkt 3 KSH)
- podział przez wydzielenie (art. 529 § 1 pkt 4 KSH)
- podział przez wyodrębnienie (art. 529 § 1 pkt 5 KSH).
Wnioski co do sukcesji poszczególnych numerów ewidencyjnych (NIP, REGON, KRS) w procesach podziałowych spółek przedstawi poniższa tabela:
| Podział przez przejęcie (art. 529 § 1 pkt 1 KSH) | Podział przez zawiązanie nowych spółek (art. 529 § 1 pkt 2 KSH) | Podział przez przejęcie i zawiązanie nowej spółki (art. 529 § 1 pkt 3 KSH) | Podział przez wydzielenie (art. 529 § 1 pkt 4 KSH) | Podział przez wyodrębnienie (art. 529 § 1 pkt 5 KSH). | |
| Sukcesja NIP | Brak sukcesji numeru NIP spółki dzielonej – spółka dzielona traci swój byt prawny Spółki przejmujące nie tracą bytu prawnego wobec czego nie dochodzi do utraty ich numerów NIP |
Brak sukcesji numeru NIP spółki dzielonej – spółka dzielona traci swój byt prawny Spółki nowozawiązane po dokonaniu ich wpisów w Krajowym Rejestrze Sądowym otrzymają swoje indywidualne numery NIP |
Brak sukcesji numeru NIP spółki dzielonej – spółka dzielona traci swój byt prawny Spółka przejmująca nie traci bytu prawnego wobec czego nie dochodzi do utraty jej numeru NIP Spółka nowozawiązana po dokonaniu jej wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym otrzyma swój indywidualny numer NIP |
Sukcesja numeru NIP Spółki dzielonej – Spółka dzielona nie traci swojego bytu prawnego wobec czego nie dochodzi do utraty jej numeru NIP Spółka przejmująca nie traci bytu prawnego wobec czego nie dochodzi do utraty jej numeru NIP Spółka nowozawiązana po dokonaniu jej wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym otrzyma swój indywidualny numer NIP |
|
| Sukcesja REGON | Brak sukcesji numeru REGON spółki dzielonej – spółka dzielona traci swój byt prawny Spółki przejmujące nie tracą bytu prawnego wobec czego nie dochodzi do utraty ich numerów REGON |
Brak sukcesji numeru REGON spółki dzielonej – spółka dzielona traci swój byt prawny Spółki nowozawiązane po dokonaniu ich wpisów w Krajowym Rejestrze Sądowym otrzymają swoje indywidualne numery REGON |
Brak sukcesji numeru REGON spółki dzielonej – spółka dzielona traci swój byt prawny Spółka przejmująca nie traci bytu prawnego wobec czego nie dochodzi do utraty jej numeru REGON Spółka nowozawiązana po dokonaniu jej wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym otrzyma swój indywidualny numer REGON |
Sukcesja numeru REGON Spółki dzielonej – Spółka dzielona nie traci swojego bytu prawnego wobec czego nie dochodzi do utraty jej numeru REGON Spółka przejmująca nie traci bytu prawnego wobec czego nie dochodzi do utraty jej numeru REGON Spółka nowozawiązana po dokonaniu jej wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym otrzyma swój indywidualny numer REGON |
|
| Sukcesja numeru KRS | Brak sukcesji numeru wpisu w KRS spółki dzielonej – spółka dzielona traci swój byt prawny Spółki przejmujące nie tracą bytu prawnego wobec czego nie dochodzi do utraty numerów ich wpisów w KRS |
Brak sukcesji numeru wpisu w KRS spółki dzielonej – spółka dzielona traci swój byt prawny Spółki nowozawiązane otrzymują nowe numery KRS z odpowiednio z chwilą dokonania ich wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym |
Brak sukcesji numeru wpisu w KRS spółki dzielonej – spółka dzielona traci swój byt prawny Spółka przejmująca nie traci bytu prawnego wobec czego nie dochodzi do utraty jej numeru KRS Spółka nowozawiązana otrzymuje nowy numer KRS z chwilą dokonania jej wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym |
Sukcesja numeru KRS Spółki dzielonej – Spółka dzielona nie traci swojego bytu prawnego wobec czego nie dochodzi do utraty przez nią numeru KRS Spółka przejmująca nie traci bytu prawnego wobec czego nie dochodzi do utraty jej numeru KRS Spółka nowozawiązana otrzymuje nowy numer KRS z chwilą dokonania jej wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym |
|
Zasadą jest zatem brak sukcesji numerów ewidencyjnych w procesach łączenia się i podziału spółek, przy czym zasadnicze różnice występują w zależności od tego, czy w wyniku połączenia lub podziału dochodzi do zawiązania nowej spółki (spółek) i czy spółka uczestnicząca w połączeniu lub podlegająca podziałowi traci swój prawny byt.
Inaczej przestawia się sytuacja w przypadku dokonanego przekształcenia spółek – wskutek przekształcenia nie ulegają zmianie nadawane dla spółki przekształcanej numery REGON oraz NIP, albowiem wyjątki od zasady ich nieprzenoszalności wskazane zostały w art. 12 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy NIP oraz w § 12 ust. 7 pkt 1 lit. b) i c) Rozporządzenia. Spółka powstała w wyniku przekształcenia otrzyma jednak nowy numer KRS2.
Zachowanie numerów NIP i REGON nie będzie możliwe w przypadku przekształcenia przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą w jednoosobową spółkę kapitałową. Spółka otrzyma wskazane numery ewidencyjne z urzędu, po zarejestrowaniu w KRS.
Wskazane powyżej numery NIP, REGON i KRS są kluczowe z perspektywy obrotu gospodarczego, w szczególności umożliwiają dokonanie pozytywnej bądź negatywnej weryfikacji kontrahenta. Należy pamiętać, iż Spółki prawa handlowego mogą posługiwać się jeszcze innymi numerami ewidencyjnymi (jak chociażby numer wpisu w Rejestrze Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą), których możliwość sukcesji wynika z przepisów odrębnych.
_______________
[1] Art. 251 § 1, art. 94, art. 109 § 1, art. 134 § 1, art. 163 pkt 5, art. 3004 pkt 4, art. 306 pkt 4 Kodeksu spółek handlowych. Inne podmioty posiadające numer KRS to przede wszystkim podmioty wpisane w rejestrze stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej.
[2] Warto zwrócić uwagę, że elektroniczny wniosek o dokonanie przekształcenia spółki za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych składa się wybierając zakładkę „wnioski” a następnie „wnioski o rejestrację”. Dopiero na etapie wypełniania wniosku pojawia się możliwość określenia sposobu powstania podmiotu poprzez wskazanie na połączenie, podział, przekształcenie, przekształcenie przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, wykonującą we własnym imieniu działalność gospodarczą w jednoosobową spółkę kapitałową czy przekształcenie spółki cywilnej w spółkę handlową.
