Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i realizowany w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 8 Oś priorytetowa: Społeczeństwo informacyjne – zwiększanie innowacyjności gospodarki, Działanie 8.2 – Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B.
Cel projektu:
Celem projektu jest wdrożenie oprogramowania na bazie CRM do korzystania z modułów, które mają na celu wsparcie sprzedaży oraz obsługę klientów w ramach wspólnie realizowanych projektów z 3 partnerami współpracującymi z Wnioskodawcą, w tym 1 zagranicznym.
Efekty wdrożenia
Cały system zostanie oparty o 8 modułów odpowiedzialnych za wsparcienowego systemu B2B: sprzedaży oraz obsługi klientów w ramach wspólnie realizowanych projektów przez Beneficjenta i jego partnerów biznesowych. Każdy moduł musi zostać zaprojektowany indywidualnie na potrzeby projektu, zgodnie ze standardami istniejącego już w środowisku informatycznym Beneficjenta systemu B2B.
Planowany do realizacji projekt zakłada rozbudowę posiadanego systemu CRM o moduły odpowiedzialne za wsparcie sprzedaży oraz obsługi klientów w ramach wspólnie realizowanych projektów przez Beneficjenta i partnerów biznesowych. Każdy z planowanych do wdrożenia modułów zostanie skonstruowany na zasadzie pełnej integracji z posiadanym przez Spółkę systemem CRM i a ich właściwe wdrożenie zapewni wzrost produktywności i obrotów oraz szybsze osiągnięcie docelowej wielkości sprzedaży. Zintegrowanie systemów pozwali na zwiększenie efektywności komunikacji i obniżenie kosztów wiążących się z tradycyjnymi kanałami wymiany informacji o potencjalnych klientach oraz danych rynkowych, co przyczyni się do znaczącego zwiększenia potencjału rozwojowego Beneficjenta oraz zwiększy jego konkurencyjność na rynku podmiotów świadczących szeroko rozumiane usługi doradztwa prawno-podatkowego, księgowo-rachunkowych i szkoleniowe.
Możliwość dostępu do systemu przez każdego z partnerów biznesowych zostanie zapewniona za pomocą tunelu szyfrowego pozwalającego na tworzenie bezpiecznych wirtualnych połączeń pomiędzy sieciami bądź pojedynczymi komputerami, zapewniającego szyfrowanie, autoryzację i kompresję. W efekcie, każdy z partnerów będzie mógł zdalnie efektywnie korzystać z systemu oraz dostarczać niezbędne dane.
Korzyści wynikające z wdrożenia systemu B2B:
Posiadając gotowy system informatyczny Russell Bedford Poland Sp. z o.o. uzyska korzyści, które będą miały zarówno wymiar finansowy jak i biznesowy.
Beneficjent posiada wdrożony system informatyczny B2B, który zostanie rozbudowany dzięki projektowi, który jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i realizowany w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 8 Oś priorytetowa: Społeczeństwo informacyjne – zwiększanie innowacyjności gospodarki, Działanie 8.2 – Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B.
System ten wymiernie wpłynie na wsparcie sprzedaży oraz obsługi klientów w ramach wspólnie realizowanych projektów przez Beneficjenta i partnerów biznesowych, pozwoli na pełny monitoring rynku, umożliwi planowanie, wdrażanie i monitorowanie procesów sprzedaży dostosowanych do indywidualnych potrzeb. Za jego pomocą Beneficjent będzie mógł zarządzać informacją o klientach, dzięki czemu zespoły działu sprzedaży uzyskają wsparcie i poprawiają organizację swoich działań. System ten umożliwi optymalne wykorzystanie zasobów oraz systematyczne szacowanie możliwości rynków zbytu. Zapewni ukierunkowaną kontrolę nad zamierzonymi celami, dostarczając informacje o ofertach, obrotach i szansach sprzedaży.
System umożliwi prowadzenie rozmów głosowych, czatów i wideokonferencji, wykorzystując protokół VoIP. Pozwoli to na zwiększenie efektywności komunikacji i obniżenie kosztów wiążących się z tradycyjnymi kanałami wymiany informacji. Zostanie wdrożona aplikacja umożliwiająca tworzenie wirtualnych pokoi konferencyjnych, które rozwiążą problem rezerwacji miejsc spotkań oraz dojazdów uczestników biorących udział w spotkaniu, ułatwiając ustalenie terminu dogodnego dla jak największej liczby uczestników.
Innymi wdrożonymi w ramach planowanego projektu funkcjonalnościami będą błyskawiczne ankiety, masowe zaproszenia na konferencje, czy też błyskawiczne powiadomienia wysyłane do wszystkich członków danej społeczności.
Za pomocą wdrożonego systemu nastąpi optymalizacja kosztów i procesów związanych ze świadczeniem usług, przez co zwiększony zostanie potencjał i rentowność Spółki. Wdrożony system zapewni także odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych. Ma to szczególne znaczenie w kontekście specyfiki działalności doradczej prowadzonej przez Beneficjenta i partnerów.
Zasięg projektu: Międzynarodowy
Rynek docelowy: Polska i zagranica
Tytuł projektu: „Wdrożenie zintegrowanej platformy typu B2B wsparcia sprzedaży oraz obsługi klientów, w ramach wspólnie realizowanych projektów z 3 partnerami współpracującymi z Wnioskodawcą, w tym 1 zagranicznym”.
Wartość projektu: 709 955,00 PLN
Wartość dofinansowania: 496 968,50 PLN
Nabór: 2014
Warszawa, dn. 01.12.2014 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
(do niniejszego trybu nie stosuje się przepisów Ustawy Prawo Zamówień Publicznych)
Szanowni Państwo,
W związku z realizacją przez Russell Bedford Poland Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie projektu „Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu B2B” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka lata 2007-2013, działania 8.2: Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B, na podstawie umowy z dnia 26 czerwca 2014 roku nr: UDA-POIG.08.02.00-14-132/14-00 zapraszamy do złożenia oferty na zakup oraz dostawę licencji do modułów wraz z ich wdrożeniem, konfiguracją i testowaniem.
I. Informacje ogólne
1. Zamawiający:
Russell Bedford Poland Sp. z o.o.
ul. Marynarska 11
02-674 Warszawa
tel.: 22 276 61 80
fax: 22 427 44 02
strona internetowa: www.russellbedford.pl
2. Postępowanie na zamówienie wartości niematerialnej i prawnej oraz usługi prowadzone jest zgodnie z zasadami konkurencyjności w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.
II. Opis przedmiotu zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest:
Zakup oraz dostawa licencji do modułów (Etap I), a także ich wdrożenie podzielone na dwie części (Etap II i Etap III), konfiguracją oraz testowanie (Etap III) wspomagającego rozwój współpracy między Spółką Russell Bedford Poland Sp. z o.o., a przedsiębiorstwami partnerskimi w ramach projektu „Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu B2B” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach priorytetu 8 Społeczeństwo informacyjne – zwiększenie innowacyjności gospodarki B, według specyfikacji stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.
III. Szczegółowy opis zamówienia.
Informacje na temat wymogów dotyczących przedmiotu zamówienia znajdują się w specyfikacji warunków zamówienia stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego:
IV. Termin wykonania zamówienia:
Etap I - od daty podpisania umowy i nie później niż do dnia 31.01.2015 r.
Etap II – od dnia 01.02.2015 r. i nie później niż do dnia 30.04.2015 r.
Etap III – od dnia 01.05.2015 r. i nie później niż do dnia 31.07.2015 r.
V. Warunki udziału w postępowaniu:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają poniższe warunki:
1. Akceptują treść zapytania bez zastrzeżeń – złożenie oferty jest uważane za akceptację treści zapytania.
2. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, w tym: prowadzą działalność gospodarczą w zakresie objętym zamówieniem (dotyczy Wykonawców prowadzących działalność gospodarczą). Warunkiem spełnienia wymagania określonego w pkt. 2 jest dostarczenie dokumentu: odpis z KRS, zaświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej.
3. Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia tj.: Posiadają udokumentowane doświadczenie związane ze sprzedażą i dostawą co najmniej jednego pakietu licencji do modułów. Powyższy warunek Wykonawca powinien udokumentować oświadczeniem (oświadczenie jest częścią składową formularza ofertowego).
4. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
5. Oferent jest podmiotem niepowiązanym z Zamawiającym w sposób osobowy lub kapitałowy. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się w szczególności:
• uczestniczenie w spółce jako wspólnik w spółce cywilnej lub spółki osobowej,
• posiadanie co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
• pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
• pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli (niniejszy warunek będzie weryfikowany na podstawie przedłożonych przez Oferenta oświadczeń będących załącznikiem nr 2 i 3 do niniejszego zapytania ofertowego).
Zamawiający dokona oceny spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu na podstawie żądanych dokumentów (pkt. 2 i 3), zgodnie z formułą „spełnia - nie spełnia”.
VI. Opis sposobu przygotowania oferty
1. Oferta powinna zostać przygotowana zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszego zapytania. Do oferty należy załączyć:
a) oświadczenie (wraz z wykazem informacji określonych w rozdziale V pkt. 3 zaproszenia),
b) odpis z KRS,
c) zaświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej (dotyczy osób lub podmiotów prowadzących działalność gospodarcza),
d) Wykonawcy zobowiązani są do przedstawienia aktualnego odpisu z odpowiedniego rejestru lub ewidencji, potwierdzającego prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie przedmiotu przetargu.
W przypadku gdy osoba podpisująca ofertę nie jest upoważniona do reprezentacji Wykonawcy należy dołączyć właściwe pełnomocnictwo.
2. Ceny należy wyrazić w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
3. Rozliczenia między Zamawiającym, a Wykonawcą będą prowadzone w PLN, a płatność dokonywana w transzach z podziałem na etapy niezwłocznie po nabyciu towaru bądź usługi.
4. Zaoferowana cena powinna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności (tj. instalacja, konfiguracja) świadczonych przez okres i na warunkach określonych w ofercie z uwzględnieniem wynagrodzenia w stawce godzinowej.
5. Ceny podane w ofercie nie podlegają zmianom przez cały okres trwania umowy.
6. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych.
7. Osobą wyznaczoną do kontaktów z wykonawcami jest Pan Andrzej Dmowski/ Pani Grażyna Zaremba*, tel. 22 276 61 80, faks 22 447 44 02, email: *Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. / Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
Informacje są udzielane również w biurze Projektu, adres: ul. Marynarska 11, 02-674 Warszawa, w godz. Od 9.00 do 18.00 w dni robocze.
8. Wszelkie wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i wykonawcy przekazują drogą pisemną, elektroniczną lub faksem. W przypadku przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji faksem lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.
VII. Miejsce, termin i sposób składania ofert.
1. Ofertę należy dostarczyć do siedziby Zamawiającego w terminie do dnia 08.12.2014 r., do godz. 16:00.
2. Ofertę należy dostarczyć w formie pisemnej na adres: Russell Bedford Poland Sp. z o.o., ul. Marynarska 11, 02-674 Warszawa., w zamkniętej kopercie z dopiskiem Zapytanie ofertowe na „Zakup oraz dostawa licencji do modułów wraz z ich wdrożeniem i testowaniem” - „Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu B2B’’.
3. Zamawiający może przedłużyć termin składania ofert. O przedłużeniu terminu składania ofert Zamawiający niezwłocznie powiadamia wszystkich Wykonawców.
4. Wykonawca może, przed upływem terminu przesyłania ofert, zmienić lub wycofać ofertę.
5. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może zażądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
VIII. Ocena ofert
1. Ocena ofert składa się z dwóch etapów:
a) Etap 1 - Zamawiający dokonuje oceny spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu.
b) Etap 2 - W przypadku złożenia ofert na zakup, dostawę licencji do modułów wraz z ich wdrożeniem i testowaniem przez więcej niż jednego Wykonawcę, spełniającego warunki udziału w postępowaniu, Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie poniżej przedstawionych kryteriów oceny:
Kryterium: Cena – 100%,
2. Ocena spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu – Etap 1, dokonywana jest na podstawie oświadczenia złożonego przez Oferenta, zgodnie z formułą „spełnia – nie spełnia”.
3. Ocena ofert w ramach Etapu 2 dokonywana jest na podstawie osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu o następujące kryteria i ustaloną punktację do 100 pkt. (100 pkt. = 100% - oferta najkorzystniejsza).
Kryterium oceny ofert: Cena ofertowa – 100% - Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który zaoferował najkorzystniejszą ofertę cenową.
IX. Informacje dotyczące wyboru oferty
1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty.
2. Zamawiającemu przysługuje prawo zamknięcia trybu niniejszego zapytania bez wybrania którejkolwiek z ofert.
X. Przesłanki odrzucenia oferty
Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli:
1. jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego,
2. zostanie złożona po terminie składania ofert,
3. będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów,
4. informacje (i oświadczenia) złożone przez Wykonawcę w złożonej ofercie będą nieprawdziwe,
5. Wykonawca nie dostarczy dokumentów o których mowa w rozdziale V niniejszego zapytania.
XI. Unieważnienie postępowania
Zamawiający unieważni postępowanie, w szczególności gdy: cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia lub postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.
XII. Informacje dodatkowe
Wszelkie załączniki do zapytania ofertowego stanowią jego integralną część.
XIII. Załączniki
Załącznik nr 1 - Specyfikacja przedmiotu zamówienia.
Załącznik nr 2 – Formularz ofertowy, zawierający oświadczenie dotyczące posiadania doświadczenia związanego ze sprzedażą i dostawą co najmniej jednego pakietu oprogramowania lub systemu informatycznego.
Załącznik nr 3 - Oświadczenie o niepozostawaniu w stosunku powiązania z beneficjentem i założycielem beneficjenta.
Załącznik nr 4 - Oświadczenie o niepozostawaniu w stosunku powiązania z Wykonawcą (uzupełnia Zamawiający).
Załącznik nr 5 - Wzór umowy.
Załącznik nr 1: Specyfikacja przedmiotu zamówienia
W wyniku realizacji przedmiotowego projektu Wnioskodawca wdroży system informatyczny klasy B2B wspomagający rozwój współpracy w zakresie wsparcia sprzedaży oraz obsługi klientów w ramach wspólnie realizowanych projektów przez Wnioskodawcę i partnerów biznesowych.
Cały system zostanie oparty o 8 modułów odpowiedzialnych za wsparcie sprzedaży oraz obsługi klientów w ramach wspólnie realizowanych projektów przez Wnioskodawcę i partnerów biznesowych. Każdy moduł zostanie zaprojektowany indywidualnie na potrzeby projektu, zgodnie ze standardami wdrażanego w środowisku informatycznym Wnioskodawcy systemu B2B. Wnioskodawca zakupi licencje do poniżej wskazanych modułów przewidzianych do wdrożenia w planowanym projekcie:
-
Moduł dziennik korespondencji,
-
Moduł szansa sprzedaży,
-
Moduł oferty,
-
Moduł komunikacji bezpośredniej,
-
Moduł dokumenty,
-
Moduł help desk,
-
Moduł czas pracy,
-
Moduł raporty.
Opisy poszczególnych modułów i przewidzianych w ich ramach funkcjonalności znajdują się poniżej:
-
Moduł dziennik korespondencji
Moduł będzie zarządzać procesem w którym dokumenty (informacje, zadania) w formie elektronicznej będą przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według zdefiniowanych reguł. Określać będzie jakie role pełnią osoby uczestniczące w wykonywaniu danej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów.
Moduł powinien dostarczać następujące funkcjonalności elektronicznego obiegu:
-
rejestrację nowej korespondencji jako dokumentu elektronicznego: skan + informacje uzupełnione przez podmiot oraz pracowników,
-
dekretację - wyznaczenie osób odpowiedzialnych za nową korespondencję,
-
akceptacja/odrzucenie/dalsze przekazanie przez wskazanego,
-
powiadamianie poczty elektronicznej o przydziale/obsłużeniu zadania, powiadamianie przełożonych,
-
nadzór nad wykonaniem zadania, monitorowanie opóźnienia,
-
raportowanie.
-
Moduł szansa sprzedaży
Moduł stanowić będzie efektywne narzędzie prognozowania i zarządzania szansami sprzedaży oraz powinien umożliwiać planowanie, wdrażanie i monitorowanie procesów sprzedaży dostosowanych do indywidualnych potrzeb użytkownika.
Wsparcie działów handlowych w module zapewni wzrost produktywności i obrotów oraz szybsze osiągnięcie docelowej wielkości sprzedaży.
Moduł oferuje zaawansowane zarządzanie informacją o klientach, dzięki czemu zespoły działu sprzedaży uzyskują wsparcie i poprawiają organizację swoich działań. Produkt ten umożliwi optymalne wykorzystanie zasobów oraz systematyczne szacowanie możliwości zbytu. Zapewni ukierunkowaną kontrolę nad zamierzonymi celami, dostarczając informacje o ofertach, obrotach i szansach sprzedaży. Pracownicy działów handlowych uzyskają kompleksowe wsparcie i informacje o bieżących zdarzeniach.
Moduł zapewnia maksymalną kontrolę projektów oraz poprawę jakości procesów sprzedaży. Umożliwiać będzie efektywne organizowanie działań zespołów - według indywidualnie opracowanych metodologii sprzedaży. Umożliwi także określenie jasnych kryteriów podejmowania działań, efektywne zarządzanie sprzedażą, tworzenie ofert, przeprowadzanie analiz i zatwierdzanie planów działań. Sprawne wdrażanie bieżących procesów sprzedażowych wymaga mniejszych nakładów finansowych i zapewnia lepszą współpracę z klientami. Transparentność działań sprzedażowych umożliwi szybsze osiągnięcie sukcesu.
Dostęp do struktury sprzedaży w bazie danych organizacji umożliwi kontrolowanie i edytowanie procesu oraz wyznaczenie docelowej wielkości sprzedaży poszczególnym pracownikom, zespołom i seriom produktów. Zamierzona wysokość sprzedaży stanowi podstawę formułowania oceny efektywności.
W celu wykorzystania szans potencjalnych sprzedaży, konieczne jest nawiązanie kontaktu z osobą podejmującą decyzje oraz zgromadzenie kluczowych informacji o zapotrzebowaniu klientów, zamierzonych wynikach i konkurencji. Następnie należy określić mocne i słabe strony zespołu oraz podjąć działania mające na celu budowanie owocnych relacji z klientem. Moduł Sprzedaż udostępnia scentralizowany widok informacji o produktach, konkurencji i klientach. Widok ten dzięki przejrzystym danym o produktach, ich strategicznym rozmieszczeniu - umożliwia rozwój bardziej efektywnych strategii działań handlowych oraz formułowanie korzyści osiąganych przez klienta.
Plany sprzedaży umożliwiają pełne wykorzystanie szans i kontrolowanie analiz prognostycznych. Moduł udostępni plany i szacunkową ocenę wyników handlowych oraz faktyczne wskaźniki wydajności procesów. Zapewni całościowy obraz bieżących szans sprzedaży, już osiągniętych etapów i przewidywanych terminów końcowych. Dostępność różnorodnych raportów umożliwi określanie tendencji sprzedaży i rozwoju rynku. Analizy i raporty stanowią podstawę planowania procesów sprzedażowych.
Moduł powinien być narzędziem wielojęzykowym przeznaczonym dla wszystkich pracowników działów handlowych, niezależnie od ich lokalizacji i narodowości. Wystarczy tylko wybrać odpowiedni język w opcji ''ustawienia''. Oznaczać to będzie, że możliwe jest sprawne i szybkie tworzenie raportów w różnych krajach. Wielojęzyczność modułu idealnym narzędziem pracy w firmach międzynarodowych.
-
Moduł oferty
Moduł będzie zawierać narzędzia kalkulacyjne umożliwiające szybkie tworzenie ofert. Obliczenia przygotowywane będą na podstawie standardowych szablonów .
Moduł umożliwi uzupełnienie nowej oferty w oparciu o treść zawartą w już istniejących ofertach.
Kopiowanie treści dotyczyć będzie następujących pól:
-
przedstawienie oferty,
-
szczegóły oferty,
-
dodatkowe informacje.
W celu wywołania mechanizmu dostępny będzie przycisk kopiuj z istniejącej oferty. Po jego kliknięciu otworzyć powinno się okno dialogowe z widokiem (tabelą) zawierającą:
-
numer oferty,
-
kontrahent,
-
zawartość kopiowanego pola (ograniczona do 50 znaków),
-
sortowaną po zawartości pola,
-
okno będzie umożliwiało wyszukiwanie po wskazanej kolumnie.
Tabela powinna zawierać tylko oferty wcześniej stworzone i zapisane dostępne dla bieżącego użytkownika (do których użytkownik posiada uprawnienia czytelnika) niezależnie od stanu. Po wybraniu opisu powinien zostać automatycznie przeniesiony na daną sekcję.
Profile Warunków handlowych powinny być dostępne w menu Konfiguracja \ Warunki ofert.
Na formularzu profilu definiowane powinny zostać następujące dane:
-
spółka, dział, zespół – dla którego definiowane będą wartości domyślne,
-
lista warunków – domyślne warunki handlowe,
-
przedstawienie oferty (wartość tekstowa) – domyślna wartość umieszczana na ofercie,
-
informacje dodatkowe (wartość tekstowa) – domyślna wartość umieszczana na ofercie,
-
szczegóły (wartość tekstowa) – domyślna wartość umieszczana na ofercie.
Podział na etapy:
-
Przygotowanie – etap przygotowania oferty przed jej wysłaniem.
-
Do zatwierdzenia – oferta oczekuje na zatwierdzenie przez osobę akceptującą. Tylko jeżeli zaznaczono, że oferta do zatwierdzenia.
-
Do wysłania – przygotowana i zatwierdzona oferta (jeżeli wymagała akceptacji) oczekuje na wysłanie. Na tym etapie można wygenerować i wysłać ofertę.
-
Wysłana – oferta wysłana do kontrahenta. Oczekiwanie na wynik. Dane na ofercie dostępne tylko do odczytu poza sekcją Zamknięcie oferty. Na tym etapie można wygenerować i wysłać ofertę.
-
Zamówienie – w wyniku oferty kontrahent wysłał zamówienie. Dane na ofercie dostępne tylko do odczytu poza sekcją Zamknięcie oferty.
-
Anulowana – oferta nie przechodzi do następnego kroku. Należy podać przyczynę takiej sytuacji.
-
Moduł komunikacji bezpośredniej
Moduł komunikacji bezpośredniej powinien stanowić nowoczesną i bezpieczną platformą komunikacji wspierającą wymianę informacji w oparciu o najnowsze technologie. Umożliwiać efektywną, płynną współpracę między ludźmi i pozwalać im udostępniać informacje o sobie, dzięki czemu nawiązanie kontaktu z osobami działającymi w danym obszarze stanie się prostsze niż kiedykolwiek wcześniej.
Moduł umożliwi prowadzenie rozmów głosowych, czatów i wideokonferencji, wykorzystując protokół VoIP. Pozwoli to na zwiększenie efektywności komunikacji i obniżenie kosztów wiążących się z tradycyjnymi kanałami wymiany informacji. Powinien umożliwiać użytkowanie również przez przeglądarkę, bez konieczności pobierania jakiegokolwiek oprogramowania, co ustanowi go doskonałym kanałem komunikacji między właścicielami witryn i osobami je odwiedzającymi.
Moduł umożliwi tworzenie wirtualnych pokoi konferencyjnych, które rozwiążą problem rezerwacji i dojazdów, ułatwiając ustalenie terminu dogodnego dla jak największej liczby uczestników. Umożliwiają one również szybkie dotarcie do materiałów związanych z daną konferencją, także po jej zakończeniu. Pomogą także błyskawicznie zaprosić użytkowników na konferencję, poprzez przeciągnięcie ich nazwisk do danego pokoju konferencyjnego.
Inne funkcjonalności to błyskawiczne ankiety, masowe zaproszenia na konferencje, czy też błyskawiczne powiadomienia wysyłane do wszystkich członków danej społeczności. Bardzo przydatne będą opcje ustawienia statusu, dzięki którym potencjalni rozmówcy będą wiedzieli, czym obecnie zajmuje się osoba, z którą chcieliby nawiązać kontakt. Możliwe powinno być także ustawienie różnych statusów dla różnych użytkowników, dzięki czemu można będzie uniknąć niepożądanych w danej chwili prób nawiązania kontaktu, nie tracąc przy tym możliwości komunikowania się z wybranymi osobami. W przypadku, gdyby użytkownik był niedostępny, możliwe będzie przesłanie do niego wiadomości w postaci e-maila. Kolejnymi udogodnieniami powinny być automatyczne aktualizacje informacji o lokalizacji danego użytkownika, a także powiadamianie o tym, czy osoba ta w danym momencie prowadzi z kimś rozmowę. Aplikacja umożliwi także przesyłanie plików do rozmówców.
-
Moduł dokumenty
Szybki i sprawny dostęp do dokumentów, zasobów, wiedzy i informacji jest podstawą płynności operacyjnej i właściwego funkcjonowania przedsiębiorstw. Rozwiązanie zapewnia wsparcie przedsiębiorstw w zakresie procesów wymiany informacji, obiegu dokumentów i zarządzania wiedzą. Rozwiązanie porządkuje i usprawni dostęp do zasobów wiedzy i informacji w przedsiębiorstwie, co w konsekwencji poprawiłoby efektywność i skuteczność działań pracowników i zespołów.
Optymalny przepływ dokumentów i informacji stanowi podstawę efektywnej i wydajnej realizacji działań.
Moduł umożliwi przejrzyste i proste zarządzanie, katalogowanie i organizowanie przepływu dokumentów. Elektroniczny obieg dokumentów przyspieszyłby wymianę informacji i zapewniłby stałą kontrolę realizacji procesów, czynności i zadań. Automatyczne przypomnienia i powiadomienia umożliwią sprawne realizowanie codziennych zadań, takich jak zatwierdzanie, dystrybucja i edycja dokumentów. Szybki i bezpieczny dostęp do informacji, dokumentów i załączników zapewniłby wzrost efektywności pracy i terminową realizację zadań. Spójne funkcje archiwizowania powinny gwarantować sprawny dostęp do informacji, dokumentów i publikacji archiwalnych. Ograniczy to dublowanie informacji i dokumentów, przestoje pracy oraz umożliwi wielokrotne wykorzystanie gotowych rozwiązań. Zaawansowane funkcje wyszukiwania, w tym również przeszukiwanie pełnotekstowe, powinny gwarantować sprawny dostęp do zasobów informacyjnych przedsiębiorstwa. Opcje wersjonowania i zatwierdzania treści umożliwią współtworzenie dokumentów przez wielu użytkowników. Dodatkowo, system uprawnień definiuje jakie działania i funkcje mogą być wykorzystywane przez poszczególnych użytkowników. Szablony dokumentów korespondencyjnych oraz integracja z bazą adresową usprawniłaby obsługę poczty wychodzącej i przychodzącej (listy, faksy, notatki, wiadomości e-mail).
Tworzenie i edytowanie szablonów dokumentów:
-
centralne, skalowalne zarządzanie szablonami,
-
szablony korespondencji,
-
moduły tekstowe.
-
Moduł help desk
Moduł pozwalać powinien na podniesienie poziomu jakości świadczonych usług i skrócenie czasu ich realizacji. Moduł tworzyłby listy zgłoszeń telefonicznych, przesłanych faksem i mailem oraz tworzyłby listy priorytetów. Powinien sprawdzać także zasadność zgłoszeń, tj. warunki umowy o świadczenie usług. W bazie wiedzy wyszukiwane będą rozwiązania, które mogą być następnie przesłane za pomocą jednego kliknięcia. Zgłoszenia zostaną grupowane i analizowane, co umożliwi określenie przyczyn usterek, tworzenie rozwiązań i przesyłanie informacji do zespołu zarządzania zmianami w celu zapobiegania problemom w przyszłości.
Wybrane funkcjonalności w ramach modułu:
-
automatyczne zarządzanie zgłoszeniami na podstawie ich oznaczeń,
-
analiza zgłoszeń i wyszukiwanie rozwiązań,
-
moduł jako punkt kontaktu zarządzania problemami,
-
bezpośredni dostęp do informacji dzięki intuicyjnym wskazówkom dla użytkowników,
-
szybka rejestracja zgłoszeń telefonicznych,
-
przypomnienia o pominiętych zadaniach,
-
kalendarz zdarzeń,
-
katalogi usług,
-
zarządzanie eskalacjami,
-
ostrzeżenia po przekroczeniu liczby zgłoszeń.
-
Moduł czas pracy
Moduł umożliwi wprowadzenie informacji o godzinach przepracowanych w ramach danego projektu lub zadania. Po złożeniu wniosku o akceptację pozwoliłby menedżerowi projektów zaakceptować lub odrzucić informacje o godzinach.
Raporty czasu mogą być generowane w celu monitorowania przepracowanych godzin. Karty ewidencji czasu mogą być wypełniane za pomocą modułu ewidencji czasu. Po wypełnieniu karty ewidencji użytkownik mógłby przesłać wniosek o akceptację do swojego menedżera projektów za pośrednictwem systemu powiadomień e-mailowych. Wówczas menedżer projektów miałby możliwość zatwierdzić lub odrzucić kartę ewidencji czasu. Po akceptacji kart ewidencji czasu menedżerowie projektów mogliby zobaczyć w raportach, ile czasu pracownik spędził nad każdym projektem. Dla wygody użytkownika, wartości czasu powinny być wprowadzane w formacie hh:mm lub w formacie dziesiętnym.
-
Moduł raporty
Moduł powinien oferować w pełni konfigurowalne raporty wszystkich modułów z elastycznymi opcjami. Dodatkowo, kilkanaście standardowych raportów znajdowałoby się w spakowanych różnych modułach, dzięki czemu pozwoliłoby to na wykorzystanie jako gotowe odniesienia i tym samem podnieść wydajność pracy.
Moduł dostarczy podgląd w czasie rzeczywistym na kluczowe metryki projektów. Używając modułu można byłoby w prosty sposób zwizualizować zestawienia, modele oraz trendy w sprzedaży, marketingu, obsłudze klienta.
Wybrane funkcjonalności w ramach systemu:
-
tworzenie raportów tabularycznych, matrycowych,
-
gromadzenie raportów w różnych folderach prywatnych/publicznych i umożliwianie dostępu innym użytkownikom według ich przywilejów,
-
eksportowanie danych raportów sprzedaży do różnych formatów.
-
Miejsce Instalacji
Dostawa, w ramach niniejszego zapytania ofertowego odbędzie się w czasie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego.
-
Przekazanie
Przekazanie przedmiotu zamówienia jego wdrożenie oraz testowanie nastąpi w drodze protokołu przekazania do użytkowania, który będzie potwierdzał jego prawidłowy odbiór.
Załącznik nr 2: Formularz ofertowy
Warszawa, dnia ….............................
FORMULARZ OFERTOWY
na
Zakup oraz dostawę licencji do modułów wraz z ich instalacją i testowaniem.
(dalej „Zapytanie Ofertowe”) składam ofertę na wykonanie powyższego zamówienia:
I. Dane Wykonawcy/ów
Nazwa Oferenta:
Adres Oferenta (wraz z kodem):
tel.:
fax.:
e-mail:
REGON:
NIP:
Oferuję/my wykonanie przedmiotu zamówienia określonego w ww. Zapytaniu Ofertowym:
Oświadczam, że:
1. Posiadam uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.
2. Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia tj.: Posiadają udokumentowane doświadczenie związane ze sprzedażą i dostawą co najmniej jednego pakietu. Powyższy warunek Wykonawca powinien udokumentować oświadczeniem.
3. W przypadku wygrania zamówienia (wyboru mojej oferty przez Zamawiającego), zobowiązuje się do podpisania umowy w terminie, miejscu i o treści określonej przez Zamawiającego.
4. Nie zalegam z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne lub, uzyskałem zgodę na zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności.
5. Wyrażam zgodę na przeprowadzenie wszelkich badań mających na celu sprawdzenie oświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz wyjaśnień finansowych i technicznych, przez Zamawiającego lub jego upoważnionych przedstawicieli.,
6 Jestem związany swoją ofertą przez 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
7 Posiadam uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.
8. Znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie przedmiotu zamówienia.
9. Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w zakresie niezbędnym do oceny ofert przez Zamawiającego.
10. Nie pozostaję w powiązaniach osobowych lub kapitałowych o których mowa w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.
11. Wykonawca potwierdza, że znany jest mu Regulamin wyboru wykonawcy zgodnie z zasadą konkurencyjności oraz zasadą efektywnego zarządzania finansami w ramach projektu Russell Bedford Poland Sp. z o.o. :„Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B”.
...............................................................................
(podpis)
Załącznik nr 3: Oświadczenie o niepozostawaniu w stosunku powiązania z beneficjentem i założycielem beneficjenta
Warszawa, dnia …...................
OŚWIADCZENIE
O NIEPOZOSTAWANIU W STOSUNKU POWIĄZANIA Z BENEFICJENTEM I ZAŁOŻYCIELEM BENEFICJENTA
Ja niżej podpisany ………………………………………, legitymujący się dowodem osobistym nr ……. .........……………., oświadczam w imieniu ………………………......................... ................, iż nie łączy mnie z Beneficjentem, ani osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy w postępowaniu dotyczącym wyboru dostawcy modułów wraz z licencjami oraz ich wdrożeniem i testowaniem powiązanie polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
…………………………
(podpis)
Załącznik nr 4: Oświadczenie o niepozostawaniu w stosunku powiązania z wykonawcą (uzupełnia Zamawiający)
Warszawa, dnia .........................
OŚWIADCZENIE
O NIEPOZOSTAWANIU W STOSUNKU POWIĄZANIA Z WYKONAWCĄ
(wypełnia Zamawiający)
Ja niżej podpisany ………………………………………….........., legitymujący się dowodem osobistym nr ……...........………… oświadczam, iż nie łączy mnie z wykonawcą .............................………………… ............................................................................, powiązanie polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
…………………………
(podpis)
Załącznik nr 5
UMOWA
Zawarta w dniu …………..2014 roku w Warszawie pomiędzy
Spółką Russell Bedford Poland Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Marynarska 11, 02-674 Warszawa zarejestrowaną w Krajowym Rejestrze Sądowym – Rejestrze Przedsiębiorców, prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, KRS numer 0000387915, kapitał zakładowy 210.000,00 PLN (słownie: dwieście dziesięć tysięcy złotych) wpłacony w całości, NIP 1132836115; REGON 142937001,
reprezentowaną przez Andrzeja Dmowskiego – Prezesa Zarządu.
zwaną w dalszej części umowy „Licencjobiorcą”
a
…………………………...................................................................................z siedzibą w ......................... ul…………………………………, …………....................................... zarejestrowana w .............................................................................................................................
NIP ………………, REGON …………………,
reprezentowaną przez………………………..
zwanym dalej „Licencjodawcą ”
Niniejsza umowa zostaje zawarta w celu realizacji programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka realizowanego w ramach działania 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu B2B 8 osi priorytetowej Społeczeństwo informacyjne – zwiększenie innowacyjności gospodarki Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarska 2007-2013. Na podstawie umowy nr UDA-POIG.08.02.00-14-132/14-00 o dofinansowanie projektu. Umowa jest współfinansowania przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i posiada następującą treść.
§ 1
1. Licencjodawca oświadcza, że przysługuje mu prawo do rozporządzania przedmiotem umowy i tym samym jest uprawniony do jego dalszego rozpowszechniania poprzez sprzedaż egzemplarzy utworów (programów komputerowych) i udzielania licencji do korzystania z nich.
2. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 1 dotyczy w szczególności licencji do modułów wymienionych w Specyfikacji będącej załącznikiem nr 1 do umowy (dalej: Licencje).
§2
Na podstawie niniejszej umowy Licencjodawca przenosi na Licencjobiorcę własność Licencji do modułów wraz z upoważnieniem do korzystania z nich.
§ 3
1. Na podstawie niniejszej umowy Licencjobiorca będzie miał prawo do wdrożenia licencjonowanych modułów na komputerach dla nieograniczonej liczby użytkowników oraz do jego wykorzystywania w sposób zgodny z Projektem realizowanym w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego z przeznaczeniem przez czas nieokreślony w ramach prowadzonej przez Licencjobiorcę działalności. Licencjobiorca będzie miał także prawo do wykonywania kopii zapasowych licencjonowanych modułów.
2. Za przedmiot umowy Licencjobiorca zapłaci Licencjodawcy łączne wynagrodzenie w wysokości:
………………………. zł (słownie;………………………………… złotych 00/100) netto oraz podatek VAT w wysokości:
………………………….. zł (słownie: ……………………………………/100).
3. Licencjodawca zobowiązuje się wystawić fakturę VAT na kwotę określoną w ust. 2,
4. Licencjobiorca zobowiązuje się do zapłaty wynagrodzenia w terminie 30 dni od dnia otrzymania poprawnie wystawionej pod względem rachunkowym i formalnym faktury VAT zgodnie z przepisami prawa i zobowiązaniem określonym w ust. 2
5. Za datę zapłaty uznaje się datę obciążenia rachunku bankowego Licencjobiorcy.
§ 4
1. Licencjodawca zobowiązuje się dostarczyć Licencje do modułów w wersji nadającej się do ich niezwłocznego wdrożenia w terminie do dnia …………………. 2014 roku.
2. Instalacji licencjonowanych modułów dokona samodzielnie Licencjobiorca i sprawdzi prawidłowość jego funkcjonowania.
3. Osobami upoważnionymi do działania w imieniu stron są:
a) W imieniu Licencjobiorcy: ……………………….
b) W imieniu Licencjodawcy:…………………….
4. Jeżeli Oprogramowanie zostanie dostarczone i zainstalowane na wskazanych stanowiskach i funkcjonuje prawidłowo, Licencjobiorca obowiązany jest podpisać protokół odbioru towaru bądź wykonanej usługi instalacji, konfiguracji (wyliczanych na podstawie stawek godzinowych), stanowiący załącznik nr 2 do niniejszej Umowy.
§ 5
Licencjobiorca zobowiązuje się do nie przenoszenia własności egzemplarza Modułów na rzecz osoby trzeciej. Wydanie licencji do modułów osobie trzeciej nie powoduje przejścia na tą osobę prawa do korzystania z Modułów. Osoba taka może korzystać z Modułów wyłącznie za zgodą Licencjodawcy i tylko na warunkach przez niego określonych.
§ 6
1. Każda zmiana do umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności i musi być dokonana poprzez sporządzenie aneksu do umowy.
2. W zakresie nie uregulowanym umową mają zastosowanie przepisy polskiej ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz przepisy Kodeksu cywilnego.
3. Wszelkie spory mogące wyniknąć na tle realizacji umowy, strony poddają pod rozstrzygnięcie sądu właściwego dla siedziby Licencjobiorcy.
4. Umowę sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
5. Załączniki do umowy stanowią integralną część umowy.
LICENCJODAWCA LICENCJOBIORCA
Załącznik 1 do umowy z dnia ...........................……….. 2014 r.
SPECYFIKACJA LICENCJI DO MODUŁÓW
-
..........................................................................................................................
-
..........................................................................................................................
-
..........................................................................................................................
-
..........................................................................................................................
-
..........................................................................................................................
-
..........................................................................................................................
-
..........................................................................................................................
-
..........................................................................................................................
-
..........................................................................................................................
-
..........................................................................................................................
-
..........................................................................................................................
-
..........................................................................................................................
-
..........................................................................................................................
-
..........................................................................................................................
-
..........................................................................................................................
-
..........................................................................................................................
-
..........................................................................................................................
-
..........................................................................................................................
-
..........................................................................................................................
-
..........................................................................................................................
-
..........................................................................................................................
-
..........................................................................................................................
-
..........................................................................................................................
-
..........................................................................................................................
-
..........................................................................................................................
Załącznik 2 do umowy z dnia ..............................2014 r.
PROTOKÓŁ ODBIORU
Niniejszym potwierdzam odbiór licencji do modułów opisanych w załączniku nr 1 do umowy z dnia ...................... 2014 r. zawartej pomiędzy Russell Bedford Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, a …………………………………………………………………..
Zastrzeżenia:
……………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………x
LICENCJODAWCA LICENCJOBIORCA
X – w przypadku braku zastrzeżeń ilościowych/jakościowych wpisać „brak”
