W prowadzonych przez organy podatkowe postępowaniach, badaniu podlega tzw. „należytą staranność” podatnika, natomiast w przypadku gdy podatnik nie zachowa ostrożności przy zawieraniu transakcji, organ podatkowy może zakwestionować prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego od takiej transakcji.
Przykładem, jak ważne jest dochowanie należytej staranności w kontaktach biznesowych, jest wyrok NSA z dnia 27 sierpnia 2024 r. (sygn. I FSK 1662/20) dotyczący spółki, która dokonała standardowych czynności sprawdzających mających na celu weryfikację kontrahenta, tj. sprawdziła jego numer VAT-UE w systemie VIES, zweryfikowała stronę internetową oraz zapoznała się z opiniami kontrahentów. Kontakt z kontrahentem odbywał się zarówno w formie telefonicznej, jak i mailowej.
Sąd podkreślił, że zakres stosowanej przez podatnika weryfikacji kontrahenta, bez wcześniejszej współpracy, nie był wystarczający, a brak pisemnej umowy świadczy o niedbalstwie.
Warto również wskazać, iż brak sprawdzenia przez podatnika, skąd pochodzi towar, czy kontrahenci rzeczywiście prowadzą działalność gospodarczą i gdzie, czy mają do tego warunki organizacyjne, lokalowe i ograniczenie się wyłącznie do gromadzenia faktur oraz umów z kontrahentem, nie stanowią należytej staranności, co z kolei stwierdził WSA w Szczecinie w wyroku z dnia 20 czerwca 2024 r. (sygn. I SA/Sz 129/24).
Pobieżna weryfikacja kontrahenta, ograniczająca się do weryfikacji zarejestrowania kontrahenta w KRS, tym bardziej nie może zostać uznana za wystarczającą, co potwierdza WSA w Opolu w wyroku z dnia 18 lutego 2021 r.
Również oświadczenie o legalności pochodzenia towaru czy nawet protokół odbioru towaru nie stanowi samo w sobie dowodu dochowania należytej staranności na co wskazał WSA w Lublinie w wyroku z dnia 30 lipca 2020 r. (sygn. I SA/Lu 718/19).
W powyższych orzeczeniach bez znaczenia pozostawał fakt braku ustalenia przez organ podatkowy źródła pochodzenia towaru.
Biorąc pod uwagę orzecznictwo sądów administracyjnych oraz Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, weryfikacja kontrahenta i zawieranych z nim transakcji powinna obejmować w szczególności:
- sprawdzenie danych rejestracyjnych jego firmy (nazwy, adresu, NIP, numeru VAT,),
- sprawdzenie danych z systemu VIES,
- analizę wiarygodności kontrahenta i historii jego działalności,
- analizę zachowań biznesowych kontrahenta,
- kontrolę dokumentacji transakcyjnej w tym sprawdzenie poprawności formalnej dokumentów źródłowych,
- archiwizację dokumentacji źródłowej bądź jej digitalizację.
Weryfikacja kontrahentów, staranna dokumentacja transakcji to podstawowe kroki, które mogą pomóc w zabezpieczeniu firmy przed nieświadomym uczestnictwem w tzw. „karuzeli podatkowej”.
Warto już wcześniej zabezpieczyć się przed negatywnymi skutkami błędnego fakturowania przez kontrahentów oraz wypracować procedurę weryfikacji kontrahenta, która pozwoli na ograniczenie błędów do minimum i identyfikowanie problematycznych faktur na wczesnym etapie współpracy.
Autor: Bożena Pawłowska
