Jednym z działań prewencyjnych jest polecenie pracownikowi pracy zdalnej. Reguluje to art. 3 specustawy, który mówi, że pracodawca „może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna)”.
Konsekwencją tego przepisu jest fakt, że pracodawca może wydać pracownikowi polecenie wykonywania obowiązków służbowych w domu. Nie wymaga to zgody zatrudnionego, nawet jeśli dotychczas nie pracował w ten sposób. Prawo nie reguluje większości kwestiii dotyczących home office, więc w dużej mierze powinna być wynikiem ustaleń pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, zgodnych z nadrzędnymi zasadami prawa pracy, a więc nie dyskryminujących pracownika i zapewniających mu narzędzia do pracy. Wyjątkowy stan zarządzania kryzysowego rządzi się swoimi prawami, miejmy to więc na uwadze przy delegowaniu zadań w trybie online.
Pracodawca powinien wypłacić pracownikowi, któremu zleca pracę zdalną, takie samo wynagrodzenie jak wtedy, gdy wykonywał on pracę w biurze
O co musi zadbać pracodawca delegując do home office?
Pracodawca powinien wypłacić pracownikowi, któremu zleca pracę zdalną, takie samo wynagrodzenie jak wtedy, gdy wykonywał on pracę w biurze.
Decyzja o poleceniu pracy zdalnej zależy wyłącznie od pracodawcy. Warto jednak pamiętać, że to on ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy (207 § 1 KP). Pracownik może natomiast wnioskować o taki tryb pracy, ale jego wniosek nie wiąże pracodawcy w żaden sposób.
Wydanie takiego polecenia nie musi być w formie pisemnej. Tak samo jak inne polecenie służbowe może być wydane ustanie, e-mailem albo SMS-em. Pracodawca może potwierdzić to na piśmie.
Pracodawcy zlecający zadania w formie home office zwykle zapewniają sprzęt służbowy do działania. Korzystanie przez pracownika z własnego sprzętu będzie wiązało się koniecznością przyznania pracownikowi ekwiwalentu z tytułu zużycia sprzętu. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu powinno brać się pod uwagę głównie: normy zużycia sprzętu, jego ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy.
Pracodawca musi zapewnić wirtualny dostęp do służbowych plików, dysków, obsługiwanych platform i sieci. Warto zadbać o to wcześniej, gdyż może to wymagać pomocy informatyków.
Jeśli firma nie posiada systemu CRM z możliwością udostępniania dokumentów, to powinna skorzystać z popularnych dysków sieciowych np. Dropbox czy Dysk Google.
W niektórych zawodach konieczne do prawidłowego wykonywania obowiązków są systemy telekonferencyjne i wideokonferencyjne, umożliwiające spotkania on-line oraz komunikatory. Pracodawca powinien zapewnić pracownikom dostęp do nich.
Praca zdalna nie dla wszystkich
Pamiętajmy, że nie każdy rodzaj pracy kwalifikuje się do trybu home office. Wykonywanie pracy poza biurem możliwe jest w zawodach typu grafik, copywriter, tłumacz czy księgowy. W pozostałych branżach – wymagających bezpośredniego kontaktu z klientem, innymi pracownikami czy też po prostu obecności w miejscu pracy – ustawa nie ma zastosowania.
Home office to powszechna praktyka w wielu dużych firmach stosowana jeszcze przed wybuchem pandemii koronawirusa. Firmy, które nie wdrażały jak dotąd pracy zdalnej, będą mogły wypróbować ten tryb pracy. Jeśli to rozwiązanie się sprawdzi, możemy spodziewać się, że pracodawcy będą oferować home office swoim pracownikom nawet po zażegnaniu pandemii.
Autor: Marta Wójcicka – młodsza specjalistka ds. marketingu i HR
