1. Branże objęte nowym obowiązkiem
Przepisy weszły w życie 1 maja 2019 r. Podatnicy od tego terminu mogą już dobrowolnie używać kas online. Firmy nie są jednak zobowiązane do wymiany kas rejestrujących od razu, z wyjątkiem branż określonych wprost w ustawie z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług2 (dalej: u.p.t.u.). Wskazać w tym miejscu należy art. 145b u.p.t.u. Zgodnie z jego treścią podatnicy muszą prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas online w terminie od 1 stycznia 2020 r. – wstosunku do:
1) świadczenia usług naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
2) sprzedaży benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu przeznaczonego do napędu silników spalinowych.
Od 1 lipca 2020 r. obowiązek ten będzie również dotyczył:
1) świadczenia usług związanych z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz usług w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania,
2) sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.
Od 1 stycznia 2020 r. kasy online muszą być stosowane do świadczenia usług:
1) fryzjerskich,
2) kosmetycznych i kosmetologicznych,
3) budowlanych,
4) w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,
5) prawniczych,
6) związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej – wyłącznie w zakresie wstępu do tych miejsc (np. klub fitness).
Z zawartego w art. 145b u.p.t.u. katalogu można domniemywać, że według MF to właśnie w wymienionych w nim branżach dochodzi do największych nadużyć. Stąd też zasadna wydaje się teza, że organy podatkowe będą uważniej przyglądały się właśnie tym sektorom sprzedaży detalicznej.
Zgodnie z poniżej zaprezentowaną interpretacją indywidualną Dyrektora KIS, wymianą kas objęte są również sklepy spożywcze, które w swojej ofercie mają usługi związane z wyżywieniem wyłącznie świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne (np. sprzedaż hot dogów czy zapiekanek).
Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 31 października 2019 r.3
Zatem, w przedmiotowej sprawie punkty sprzedaży (sklepy), które prowadzi Wnioskodawca (w miejscu świadczenia usługi handlowej), gdzie sprzedawane są zapiekanki, hot dogi, tortille i panini należy uznać za punkt gastronomiczny. Tym samym, mając na uwadze powyższe regulacje prawne wynikające z powołanych przepisów, należy stwierdzić, że skoro – jak wynika z opisu sprawy – w ramach prowadzonych sklepów Wnioskodawca prowadzi również punkt sprzedaży usług gastronomicznych, to stosownie do zapisu art. 145b ust. 1 pkt 2 u.p.t.u. będzie zobowiązany do prowadzenia ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej od 1 lipca 2020 r. przy użyciu kasy online, tj. kasy umożliwiającej połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, z uwzględnieniem przepisu art. 145b ust. 2 u.p.t.u.
Tym samym w przypadku, kiedy podatnik łączy sprzedaż objętą stosowaniem kas online z taką, w stosunku do której brak jest tego wymogu, będzie on objęty opisywanym obowiązkiem wymiany kasy. Jednak jeśli sprzedaż jest prowadzona np. w oddziale podatnika, który nie świadczy usług oraz nie sprzedaje towarów, dla których obligatoryjne będzie stosowanie kas online, to w tych punktach nie będzie konieczności posiadania kas online. Potwierdzeniem tego jest poniżej zaprezentowana interpretacja indywidualna Dyrektora KIS.
Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 29 listopada 2019 r.4
Jak już wcześniej wskazano, obowiązek ten stosuje się tylko do kas rejestrujących, przy zastosowaniu których jest prowadzona ewidencja sprzedaży towarów lub świadczenia usług wymienionych w art. 145b ust. 1 u.p.t.u. W tym miejscu należy wskazać, że prowadzona w filii Wnioskodawcy sprzedaż części i akcesoriów do środków transportu nie została wymieniona w przepisie art. 145b ust. 1 u.p.t.u. jako sprzedaż, której dokonywanie zobowiązuje do wymiany kasy na kasę online w określonym w tym przepisie terminie. Mając na uwadze regulacje prawne wynikające z powołanych przepisów należy stwierdzić, że w zakresie działalności gospodarczej prowadzonej przez Wnioskodawcę w „dodatkowym miejscu”, ewidencja sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej z elektronicznym zapisem kopii może nadal być prowadzona. Jak Wnioskodawca bowiem sam wskazał, w prowadzonej filii dokonywana jest tylko sprzedaż części i akcesoriów do środków transportu. Zatem w związku z tym, że sprzedaż towarów realizowana przez Wnioskodawcę w „dodatkowym miejscu” prowadzenia działalności nie została wymieniona w art. 145b ust. 1 u.p.t.u. jako sprzedaż obligująca do prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas online, Wnioskodawca nadal może w tym punkcie stosować kasę rejestrującą z elektronicznym zapisem kopii. (….)
(….)
Z opisu sprawy jednoznacznie wynika, że Wnioskodawca nie dokonuje sprzedaży towarów i usług wymienionych w przepisie art. 145b ust. 1 u.p.t.u. Jak wskazał Wnioskodawca, prowadzona przez niego działalność polega na sprzedaży używanych motocykli bądź ich części. Po zakupie motocykla Wnioskodawca dokonuje jego sprzedaży bądź naprawia go, jeśli jest uszkodzony, a następnie sprzedaje. Wnioskodawca zaznaczył, że faktycznie nie świadczy usług naprawy pojazdów silnikowych będących własnością klienta; jak podkreślił, naprawia jedynie własny, zakupiony w celu odsprzedaży motocykla. Wnioskodawca dokonujedostawy towarów, a nie świadczenia usług. W tym miejscu należy wskazać, że sprzedaż używanych motocykli bądź ich części nie została wymieniona w przepisie art. 145b ust. 1 u.p.t.u. jako sprzedaż, której dokonywanie zobowiązuje do wymiany kasy na kasę online w określonym w tym przepisie terminie.
W powyższej interpretacji słusznie uznano, że jeśli podmiot wykonuje usługi naprawy towarów, które są następnie sprzedawane, to nie ma obowiązku stosowania kas online. Tym samym większość przedsiębiorców odkupujących używane samochody i naprawiających je we własnym zakresie nie ma obowiązku stosowania kas online.
2. Terminy korzystania z kas fiskalnych bez funkcji online
Podatnicy mogą nadal korzystać z kas elektronicznych lub tych z papierowym zapisem kopii w zakresie niewymienionym w art. 145b ust. 1 u.p.t.u. Jednak potwierdzenia spełniania funkcji, kryteriów i warunków technicznych dla kas rejestrujących:
1) są wydawane dla kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii – do 31 grudnia 2022 r.,
2) były wydawane dla kas rejestrujących z papierowym zapisem kopii – do 31 sierpnia 2019 r.
Tym samym stare typy kas można nadal zakupić (do terminu wskazanego powyżej) oraz używać do momentu utraty ważności potwierdzenia o spełnieniu funkcji, kryteriów i warunków technicznych dla kas rejestrujących. Obligatoryjnie kasy online muszą wprowadzić podatnicy zawodów i branż wskazanych w art. 145b u.p.t.u. W przypadku branż niewymienionych w art. 145b u.p.t.u., kasy fiskalne niebędące kasami online będą eliminowane z obrotu wraz z upływem czasu. Będzie się to wiązało głównie z brakiem możliwości uzyskania do nich potwierdzenia o spełnieniu warunków technicznych. Stąd też proces wprowadzenia w pełni kas online będzie mocno rozciągnięty w czasie. Dla niektórych podatników zakupienie na razie kasy fiskalnej bez funkcji online może być bardziej korzystne, gdyż nie wiąże się z potrzebą wprowadzenia zmian mających na celu zapewnienie kasie stałego dostępu do sieci telekomunikacyjnej. Tym samym kasy fiskalne inne niż online znikną dopiero z końcem ważności uzyskanego potwierdzenia o spełnieniu funkcji, kryteriów i warunków technicznych dla kas rejestrujących.
3. Centralne Repozytorium Kas – nowy system gromadzenia i analizy danych
W związku z wprowadzeniem kas online utworzone zostało Centralne Repozytorium Kas (CRK). Jest to system teleinformatyczny do:
1) odbierania i gromadzenia danych z kas rejestrujących, które obejmują:
a) dane o sprzedaży,
b) dane o zdarzeniach zapisywanych w pamięciach kas rejestrujących, mających znaczenie dla pracy kas rejestrujących, które wystąpiły przy używaniu tych kas, w tym o fiskalizacji kasy, zmianach stawek podatku, zmianach adresu punktu sprzedaży i datach dokonania przeglądów technicznych;
2) analizy i kontroli danych z kas rejestrujących;
3) przesyłania poleceń do kas rejestrujących, dotyczących pracy kas.
3.1. Odpowiedzialność za połączenie z CRK po stronie podatnika
Kasy online mają łączyć się z CRK za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej. W u.p.t.u. zostało zapisane, że połączenie to musi zapewniać:
1) przesyłanie danych z kas rejestrujących do CRK w sposób bezpośredni, ciągły, zautomatyzowany lub na żądanie Szefa KAS, w postaci elektronicznej odpowiedniej struktury logicznej;
2) przesyłanie poleceń z CRK do kas rejestrujących, dotyczących pracy kas, i ich odbiór przez te kasy:
a) związanych z fiskalizacją kasy rejestrującej,
b) obejmujących określenie:
– sposobu i zakresu przesyłania danych z tej kasy,
– sposobu pracy kasy rejestrującej,
c) zapewniających prawidłowość pracy kasy rejestrującej.
Następnie Szef KAS udostępnia dane z kas rejestrujących zgromadzone w CRK ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych, dyrektorom izb administracji skarbowej, naczelnikom urzędów skarbowych i naczelnikom urzędów celno-skarbowych, w zakresie niezbędnym do wykonywania obowiązków ustawowych. Podkreślić należy, że do CRK z kas online nie będą udostępniane żadne dane identyfikujące kupującego, poza numerem NIP, który będzie podany w celu późniejszego wystawienia faktury.
W rozporządzeniu ministra finansów w sprawie kas rejestrujących z 30 kwietnia 2019 r.5 (dalej: r.k.r.) wskazano, że podatnik po uruchomieniu trybu fiskalnego jest obowiązany zapewnić połączenie umożliwiające automatyczne lub na żądanie przesyłanie danych między kasą online a CRK, zgodnie z harmonogramem przesyłania danych. Automatycznemu przesyłaniu danych z kasy online do CRK podlegają dokumenty fiskalne i niefiskalne oraz inne dane związane z używaniem kasy, zapisane w pamięci chronionej od czasu poprzedniego automatycznego przesyłania danych.
W przypadku zmiany miejsca używania kasy online podatnik powinien zapewnić możliwość zapisania w pamięci fiskalnej i pamięci chronionej oraz w książce kasy aktualnych po dokonanej zmianie danych o miejscu używania kasy. Kiedy podatnik nie będzie mógł zapewnić stałego połączenia swojej kasy z CRK, a następuje to z przyczyn niezależnych od niego, jeśli przyczyna jest czasowa, to jest on obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i zapewnić to połączenie niezwłocznie po ustaniu przyczyn pierwotnie uniemożliwiających nawiązanie tego połączenia. Przykładem takiej sytuacji jest np. chwilowy brak zasięgu. W momencie wystąpienia przyczyn trwałych, podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i za zgodą naczelnika urzędu skarbowego zapewnić to połączenie w ustalonych z naczelnikiem urzędu skarbowego odstępach czasowych. Takie rozwiązanie dotyczy sytuacji, w której w miejscu prowadzenia stałej sprzedaży brak jest zasięgu sieci teleinformatycznej, np. działalność turystyczna prowadzona w górach. W załączniku Nr 2 do r.k.r. wskazany został wzór wniosku o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do CRK w ustalonych odstępach czasowych.
3.2. Zakres fiskalizacji
Zgodnie z art. 22 r.k.r. w terminie 7 dni od dnia dokonania fiskalizacji podatnik składa do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w celu otrzymania numeru ewidencyjnego, zgłoszenie danych dotyczących kasy (według określonego wzoru). Obowiązku tego nie ma w przypadku kas online, dla których fiskalizacja będzie odbywać się za pośrednictwem systemu. Zgodnie z r.k.r. przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przy użyciu kas online podatnik, przy pomocy serwisanta, dokonuje fiskalizacji, zapewniając połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą online a CRK.
Fiskalizacja obejmuje:
1) przesłanie klucza publicznego kasy,
2) zgłoszenie żądania fiskalizacji,
3) odebranie numeru ewidencyjnego,
4) nieodwracalny zapis w pamięci fiskalnej faktu, daty i czasu fiskalizacji,
5) inicjalizację pracy pamięci fiskalnej i pamięci chronionej oraz jednoznaczne nieodwracalne powiązanie tych pamięci,
6) zerowanie wszystkich liczników kasy,
7) niepowtarzalny i nieodwracalny zapis w pamięci fiskalnej numeru identyfikacji podatkowej podatnika (NIP) oraz zapis w pamięci fiskalnej numeru ewidencyjnego,
8) zapis w pamięci chronionej numeru ewidencyjnego,
9) zapis w pamięci fiskalnej kategorii kasy, jeżeli program pracy kasy umożliwia w kasie łączenie różnych kategorii kas,
10) wystawienie raportu fiskalnego fiskalizacji,
11) zgłoszenie fiskalizacji przez przesłanie raportu fiskalnego fiskalizacji do CRK,
12) pobranie i zapis w pamięci chronionej harmonogramu przesyłania danych.
W przypadku kas online nie ma obowiązku powiadamiania o fiskalizacji kasy, ponieważ proces ten jest przeprowadzany przez samego serwisanta, a następnie dane przesyłane są do CRK.
3.3. Obowiązująca podatnika dokumentacja
Podatnicy prowadzący ewidencję przy użyciu kasy online wystawiają:
1) paragony fiskalne i paragony fiskalne anulowane w formie papierowej i elektronicznej,
2) faktury i faktury anulowane w postaci papierowej i elektronicznej,
3) raporty fiskalne dobowe w formie elektronicznej,
4) raporty fiskalne fiskalizacji w postaci papierowej i elektronicznej,
5) raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, w postaci papierowej,
6) raporty fiskalne rozliczeniowe w formie papierowej,
7) łączne raporty fiskalne okresowe, wtym miesięczne, w postaci papierowej,
8) łączne raporty fiskalne rozliczeniowe w postaci papierowej,
9) raporty fiskalne zdarzeń w formie papierowej,
10) dokumenty niefiskalne w formie papierowej lub elektronicznej
– zawierające kolejno dane określone w przepisach o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach technicznych) dla kas.
Jeśli podatnik prowadzi ewidencję przy użyciu kas online o zastosowaniu specjalnym (np. kasy przeznaczone do przewozu osób, do sprzedaży leków z funkcją rozliczania recept refundowanych, do świadczenia usług transportu pasażerskiego czy zainstalowane w urządzeniach do automatycznej sprzedaży), paragon fiskalny zawiera dane właściwe dla specyfiki danego rodzaju sprzedaży lub prowadzonej ewidencji, określone i umieszczone w odpowiedniej kolejności, zgodnie z przepisami r.k.r.
3.4. Rozliczanie opakowań zwrotnych
Podatnik dokonuje rozliczenia przy użyciu kasy online opakowań zwrotnych wyłącznie przez wystawienie dokumentu niefiskalnego. Dokument taki zawiera blok danych określających rozliczenie opakowań zwrotnych i informacje dotyczące płatności za sprzedaż ujętą jak na paragonie fiskalnym (co najmniej oznaczenie „DO ZAPŁATY” lub „DO ZWROTU” bądź „CENA” wraz z wysokością należności po uwzględnieniu rozliczenia opakowań zwrotnych).
4. Wymiana pamięci fiskalnej
Korzystanie z kasy online może wiązać się z obowiązkiem wymiany w niej pamięci fiskalnej. Przed wymianą pamięci chronionej podatnik używający kas online musi dokonać zapisu danych z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych, chyba że pamięć ta uległa uszkodzeniu. Jeżeli konieczność wymiany pamięci fiskalnej w kasach online wynika z jej zapełnienia lub uszkodzenia, podatnik zapewnia wykonanie czynności określonych dla zakończenia używania kasy online (poza złożeniem wniosku o wyrejestrowanie kasy) oraz odpowiada za wymianę pamięci chronionej. Po wymianie pamięci chronionej należy dokonać ponownej fiskalizacji kasy online. Co ważne, wymiana pamięci chronionej jest wykonywana wyłącznie przez podmiot prowadzący serwis główny.
5. Najem kasy online przez podatnika
W ramach działalności gospodarczej podatnik może prowadzić ewidencję własnej sprzedaży przy użyciu kasy online przyjętej w używanie na podstawie pisemnej umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, zawartej z podmiotem oddającym kasy w używanie, jeżeli:
1) została nabyta przez podmiot oddający kasy w używanie w okresie obowiązywania potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar, że spełniają wymagane funkcje,
2) posiada nową, niezapisaną pamięć fiskalną i pamięć chronioną. Podatnik nie musi zatem kupować własnej kasy online, może ją np. wynająć.
Podmiot oddający kasy w używanie, przez okres trwania umowy z najmującym musi zapewnić wymianę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej w przypadkach ich zapełnienia lub uszkodzenia.
Przy zawieraniu z podatnikiem umowy najmu, dzierżawy, leasingu kasy online lub innej umowy o podobnym charakterze, podmiot oddający kasy w używanie jest obowiązany do przekazania podatnikowi:
1) informacji o nazwie i adresie miejsca prowadzenia działalności lub adresie siedziby podmiotu prowadzącego serwis główny bądź podmiotu prowadzącego serwis oraz
2) kopii dokumentu potwierdzającego nabycie kasy albo oświadczenia o nabyciu kasy, zawierającego w szczególności datę jej nabycia i numer faktury, a w przypadku, gdy nabycie nie było dokumentowane fakturą – datę jej nabycia i dane pozwalające na identyfikację dokumentu potwierdzającego ten fakt.
6. Zakończenie działalności gospodarczej
W przypadku zakończenia używania kas online z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas w trybie fiskalnym, podatnik:
1) wystawia raport fiskalny dobowy;
2) niezwłocznie po automatycznym przejściu kasy w tryb tylko do odczytu albo po zapewnieniu, przy pomocy serwisanta, przejścia kasy w tryb tylko do odczytu, dokonuje, także z pomocą serwisanta, odczytu zawartości pamięci fiskalnej przez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego lub łącznego raportu fiskalnego rozliczeniowego, oraz sporządza z tej czynności protokół według wzoru stanowiącego załącznik Nr 4 do r.k.r.;
3) składa protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym lub łącznym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie 5 dni od dnia ich sporządzenia, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego;
4) sporządza i składa, wraz z dokumentami, o których mowa w pkt. 3, do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego, wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, według wzoru stanowiącego załącznik Nr 5 do r.k.r.
Po zakończeniu używania kas online podatnik zapewnia odczyt i zapis danych z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych. W przypadku zakończenia przez kasę online pracy w trybie fiskalnym, podatnik nie może prowadzić ewidencji przy jej użyciu.
7. Obowiązkowe oświadczenie osoby prowadzącej ewidencję
Zgodnie z art. 6 ust. 3 i 4 r.k.r. pojawił się nowy obowiązek dla podatnika. Musi on zapoznać osobę prowadzącą u niego ewidencję, przed rozpoczęciem jej prowadzenia oraz bez względu na sposób i formę powierzenia tej osobie prowadzenia ewidencji, z informacją o zasadach ewidencji, obejmującą podstawowe zasady prowadzenia ewidencji i wystawiania paragonu fiskalnego oraz skutki ich nieprzestrzegania. Podatnik musi również uzyskać od tej osoby oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji. Oświadczenie to sporządzane jest w dwóch egzemplarzach, po jednym dla podatnika i osoby prowadzącej ewidencję. Treść tego oświadczenia została wskazana w załączniku Nr 1 do r.k.r. Zgodnie z nim osoba prowadząca u podatnika ewidencję przy użyciu kasy rejestrującej musi złożyć poniższe oświadczenie. Oświadczenie należy przechowywać w firmie, nie przekazuje się go do urzędu skarbowego.
Wzór oświadczenia
Oświadczam, że podatnik zapoznał mnie z zasadami prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej i wystawiania paragonu fiskalnego oraz ze skutkami nieprzestrzegania tych zasad, objętymi informacją o zasadach ewidencji. Oświadczam, że znam obowiązki wskazane w informacji o zasadach ewidencji. Wiem, że za dokonanie sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo niewydanie paragonu fiskalnego (faktury), w tym wydanie z kasy rejestrującej dokumentu innego niż paragon fiskalny (faktura), mogę zostać ukarany/a karą grzywny za przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe.
8. Zmiany w rozporządzeniu o kasach fiskalnych
W dniu 25 marca 2020 r. został przedstawiony projekt zmieniający r.k.r. Rozporządzenie to przewiduje dostosowanie przepisów r.k.r. do zmian wynikających z ustawy z 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw6 (dalej: uCOVIDzm). W myśl projektu zmieniającego r.k.r. zmianie ulec ma definicja dokumentu w postaci elektronicznej. Zgodnie z jej planowanym nowym brzmieniem przez taki dokument rozumie się utworzony przez kasę online zbiór ustrukturyzowanych i uporządkowanych danych z dokumentów fiskalnych i niefiskalnych, zapisywanych w pamięci fiskalnej lub pamięci chronionej, w formacie określonym w protokole komunikacyjnym przesyłania danych w przypadku dokumentów fiskalnych.
Wcześniej dokumentem w postaci elektronicznej był jedynie ten przesyłany do CRK. Zgodnie z planowaną zmianą, zapis o przesłaniu do CRK został wykreślony, a w jego miejsce wskazano, że ma być w formacie określonym w protokole komunikacyjnym przesyłania danych w przypadku dokumentów fiskalnych. Do art. 6 ust. 10 r.k.r. wprowadzony zostanie również nowy wymóg prowadzenia ewidencji.
Zgodnie z jego treścią podatnicy prowadzący ewidencje będą musieli przed zatwierdzeniem paragonu fiskalnego lub faktury, w celu wyeliminowania oczywistych pomyłek w ewidencji, sprawdzić poprawność wystawianego dokumentu. Zmianie ulec ma również treść oświadczenia osoby prowadzącej u podatnika ewidencję przy użyciu kasy rejestrującej. Po wprowadzeniu planowanej zmiany będzie mieć ono treść przedstawioną w poniższym wzorze.
Wzór oświadczenia
Oświadczam, że podatnik zapoznał mnie z zasadami prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej, wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego oraz ze skutkami nieprzestrzegania tych zasad, objętymi informacją o zasadach ewidencji. Oświadczam, że znam obowiązki wskazane w informacji o zasadach ewidencji. Wiem, że za dokonanie sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo niewydanie paragonu fiskalnego (faktury), w tym wydanie z kasy rejestrującej zamiast paragonu fiskalnego (faktury) innego dokumentu, mogę zostać ukarany/a karą grzywny za przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe.
Tym samym dodany został wymóg, że osoba oświadcza również, że została zapoznana z zasadami wydawania paragonu fiskalnego. Pozostałe zmiany mają charakter redakcyjny lub dostosowawczy do zmian dotyczących e-paragonów, opisanych w pkt. 10.
9. Ulga podatkowa na zakup kas online
Należy zaznaczyć, że przy wymianie kas możliwe jest skorzystanie z przewidzianej w przepisach ulgi. Zgodnie z art. 111 ust. 4 u.p.t.u. podatnicy, u których:
1) powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy w obowiązujących terminach rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących online;
2) nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji i którzy dobrowolnie rozpoczną prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas online oraz wcześniej nie stosowali innych rodzajów kas do prowadzenia ewidencji sprzedaży;
3) wystąpił obowiązek wymiany kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii na kasy online ze względu na działalność prowadzoną w określonych ustawą branżach
– mają prawo do odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących, w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku). Kwota ta nie może jednak przekroczyć 700 zł. W przypadku gdy kwota ta jest w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, podatnicy mają prawo do zwrotu różnicy na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w SKOK, której jest członkiem, lub do odliczenia od podatku należnego tej różnicy za następne okresy rozliczeniowe, pod warunkiem, że zakup kas rejestrujących nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji. Ulga przysługuje jedynie na zakup kas online.
Od 30 kwietnia 2019 r. nie ma możliwości skorzystania z ulgi w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii. Niestety również podatnicy, którzy dobrowolnie wymienią kasę, która ma elektroniczny lub papierowy zapis kopii i nie są podatnikami z branż objętych obowiązkowym stosowaniem kas online, nie mogą skorzystać z ulgi.
W dniu 29 kwietnia 2019 r. wydane zostało rozporządzenie ministra finansów w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika7 (dalej: r.o.k.r.). Rozporządzenie to określa warunki, sposób i tryb odliczania od podatku należnego lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących. Odliczenie kwoty wydanej na zakup kasy rejestrującej online lub jej zwrot następują, jeśli spełnione są poniższe warunki:
1) rozpoczęcie prowadzenia ewidencji sprzedaży przez podatnika przy użyciu kasy rejestrującej zakupionej w okresie obowiązywania potwierdzenia, że kasa spełnia wymagania techniczne,
2) posiadanie przez podatnika faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej oraz dowodu zapłaty całej należności za jej zakup. Przepisy te budzą pewne kontrowersje.
Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 13 listopada 2019 r.8
„Ulga” na zakup kasy będzie należna tylko na te kasy, które podlegają wymianie w związku z obowiązkiem użytkowania kas online przez dane grupy podatników. Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że podatnik zobligowany do wymiany kas, który dokona zakupu kas online do nowych punktów sprzedaży (tj. zakup nie jest związany z wymianą kasy w danym punkcie) nie będzie mógł skorzystać z tzw. ulgi na zakup kas rejestrujących przeznaczonych do tych nowych punktów. Uwzględniając zatem powyższe w świetle powołanych we wniosku okoliczności, w szczególności fakt, że Wnioskodawca zakupił kasę online dobrowolnie w związku z otworzeniem nowego punktu sprzedaży, stwierdzić należy, że skoro kasa ta nie została nabyta w związku z wymianą kasy rejestrującej na kasę online, Wnioskodawca z tytułu jej nabycia nie może skorzystać z prawa do „ulg” na zakup kasy online.
Tożsame stanowisko zostało wskazane w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Administracji Skarbowej z 23 sierpnia 2019 r.9 . Tym samym organ uznał, że w przypadku zakupu kas online, które podatnik musi obligatoryjnie zakupić do nowego punktu, ulga mu nie przysługuje. Podejście takie w sposób istotny ogranicza korzystanie z ulgi jedynie do kas wymienianych przez podatników. Odliczenia ulgi dokonuje się w deklaracji podatkowej dla VAT za okres rozliczeniowy, w którym rozpoczęto prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej lub za okresy następujące po tym okresie rozliczeniowym. Pewne wątpliwości budził również czas, w którym podatnicy mogą skorzystać z ulgi – czy mają do tego prawo po zakupie, czy też z chwilą wejścia w życie obowiązku ustawowego stosowania kasy online. W dniu 11 lipca 2019 r. minister finansów wydał w tej sprawie objaśnienia podatkowe10. Zgodnie z dokumentem podatnik zobligowany do wymiany kas, który rozpocznie instalowanie kas online przed terminem wskazanym w ustawie (i rozpocznie na nich prowadzenie ewidencji sprzedaży), ma prawo do zwrotu ulgi na zakup kas rejestrujących online przed datą graniczną dla stosowania kas online. W objaśnieniach wskazano następujący przykład dotyczący odliczenia.
Przykład
Podatnik świadczący usługi naprawy samochodów stosuje kasę z elektronicznym zapisem kopii. Podatnik ten, zgodnie z u.p.t.u., zobowiązany będzie prowadzić ewidencję przy użyciu kas online od 1 stycznia 2020 r. Podatnik dokonuje zakupu kasy w czerwcu 2019 r. i rozpoczyna prowadzenie ewidencji za pomocą tej kasy w czerwcu 2019 r. W tym przypadku podatnik będzie mógł wykazać ,,ulgę” na kasę online zgodnie z § 3 ust. 1 r.o.k.r. w deklaracji składanej za okres, w którym faktycznie rozpoczął prowadzenie ewidencji sprzedaży na danej kasie, tj. w deklaracji za czerwiec 2019 r.
10. E-paragon
W uCOVIDzm znowelizowany został art. 111 u.p.t.u. w sprawie kas rejestrujących. Zmiana dotyczy ust. 3a pkt 1 art. 111 u.p.t.u. Zgodnie z nową treścią tego przepisu podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani:
1) wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:
a) w postaci papierowej lub
b) za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.
Tym samym wprowadzona została możliwość stosowania przez przedsiębiorców e-paragonów.
11. Kasy wirtualne
Zgodnie z art. 111b u.p.t.u. podatnicy mają możliwość stosowania kas rejestrujących w postaci oprogramowania, czyli tzw. kas wirtualnych. Jednak brak przepisów wykonawczych, które powinny być wydane na mocy art. 111b ust 3 u.p.t.u., uniemożliwia stosowanie tego rozwiązania. W przepisach wykonawczych minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia:
1) grupy podatników lub rodzaje czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie wirtualnych kas rejestrujących,
2) wymagania techniczne dla wirtualnych kas rejestrujących oraz
3) sposób używania wirtualnych kas rejestrujących, w tym sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży przy ich użyciu,
4) sposób zakończenia używania wirtualnych kas rejestrujących w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas oraz
5) szczególne przypadki i sposób wystawiania dokumentów w postaci innej niż wydruk przy zastosowaniu wirtualnych kas rejestrujących.
Tym samym bez wprowadzenia przepisów wykonawczych podatnicy nie mogą korzystać z rozwiązania dotyczącego kas wirtualnych. Procedowane są dwa projekty rozporządzeń dotyczące zarówno grup podatników, jak i wymagań technicznych, jakie te kasy mają spełniać. Zgodnie z projektem rozporządzenia z 10 marca 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, kasy rejestrujące mające postać oprogramowania mogą być używane przez podatników świadczących następujące usługi:
1) przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem przewozu okazjonalnego, o którym mowa w art. 18 ust. 4b pkt 2 ustawy o transporcie drogowym11,
2) wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.12.0),
3) związane z przeprowadzkami, świadczone na rzecz gospodarstw domowych (PKWiU 49.42.11.0),
4) transportu drogowego pasażerskiego pojazdami napędzanymi siłą mięśni ludzkich lub ciągnionymi przez zwierzęta (PKWiU 49.39.35.0),
5) transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, międzymiastowego, ogólnodostępnego (PKWiU 49.39.11.0),
6) transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.21.0),
7) transportu kolejowego pasażerskiego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU 49.31.10.0),
8) transportu pasażerskiego, kolejkami linowymi naziemnymi, kolejkami linowymi i wyciągami narciarskimi (PKWiU 49.39.20.0),
9) transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.10.11.0),
10) transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.10.12.0),
11) transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego, promowego (PKWiU 50.30.11.0),
12) transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego wycieczkowcami (PKWiU 50.30.12.0),
13) pozostałego transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego (PKWiU 50.30.19.0),
14) transportu lotniczego regularnego krajowego pasażerskiego (PKWiU 51.10.11.0),
15) transportu lotniczego nieregularnego krajowego pasażerskiego, z wyłączeniem w celach widokowych (PKWiU 51.10.12.0).
Zgodnie z powyższym możliwość stosowania kas wirtualnych nie będzie dostępna dla wszystkich podatników, a jedynie dla wybranych grup. Jeśli zakres ten nie zostanie rozszerzony, z możliwości tej nie będą mogli skorzystać np. mali przedsiębiorcy działający w handlu bądź usługach niewymienionych we wskazanym w rozporządzeniu katalogu. Ograniczenie takie należy ocenić krytycznie, ponieważ miało ono ułatwić prowadzenie działalności, szczególnie małym przedsiębiorcom. Jeśli chodzi o rozporządzenie ministra finansów w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, dotyczące wymogów technicznych, wskazać należy, że pierwszy projekt został opublikowany w sierpniu 2019 r. Do stycznia 2020 r. trwały prace nad jego ostatecznym kształtem. Projekt ten został przekazany następnie do notyfikacji Komisji Europejskiej, która do 30 kwietnia 2020 r. ma czas na pracę nad tym aktem prawnym. Na ostateczny kształt rozporządzeń dotyczących grup mogących stosować kasy wirtualne i wymogów technicznych, które muszą te urządzenia spełniać, podatnicy muszą poczekać do zakończenia prac nad przepisami wykonawczymi. Wskazać należy, że bez rozporządzenia dotyczącego wymogów technicznych takich kas nie ma możliwości prowadzenia ewidencji za pomocą kas wirtualnych.
__________________________________________
1 Dz.U. 2019 poz. 675.
2 T.j. Dz.U. 2020 poz. 106.
3 Sygn. 0112-KDIL2-2.4012.490.2019.1.AKR, Legalis.
4 Sygn. 0111-KDIB3-2.4012.603.2019.1.MN.
5 Dz.U. 2019 poz. 816.
6 Dz.U. 2020 poz. 568.
7 Dz.U. 2019 poz. 820.
8 Sygn. 0115-KDIT1-1.4012.602.2019.1.AW, Legalis.
9 Sygn. 0114-KDIP1-3.4012.207.2019.1.ISK.
10 https://www.gov.pl/web/finanse/objasnienia-podatkowe-z-11-lipca-2019-r-ulga-na-zakup-kas-rejestrujacych-on-line (dostęp: 8 kwietnia 2020 r.).
11 Dz.U. 2019 poz. 2140.
Podstawa prawna:
1. art. 111 ust. 4, art. 145b u.p.t.u.,
2. art. 6 ust. 3 i 4, art. 22, załącznik Nr 4, załącznik Nr 5 r.k.r.
Artykuł pochodzi z książki „Zmiany w podatkach i księgowości 2020 z uwzględnieniem tarczy antykryzysowej” pod red. prof. nadzw. dr. hab. Artura Hołdy, wydanej przez Wydawnictwo C.H. Beck: https://www.ksiegarnia.beck.pl/19149-zmianyw-podatkach-i-ksiegowosci-2020-z-uwzglednieniem-tarczy-antykryzysowej-artur-holda
