Samochód w firmie – prawne i podatkowe aspekty

1. Wykup samochodu osobowego z leasingu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej

W związku z nabyciem samochodu z leasingu przedsiębiorca otrzymuje fakturę VAT dokumentującą sprzedaż. Jest to czynność odrębna od fakturowania rat leasingowych, ponieważ leasing operacyjny na gruncie podatku od towarów i usług jest usługą, natomiast wykup samochodu osobowego z leasingu jest dostawą towaru. Wykupiony samochód osobowy z leasingu można wprowadzić do firmy jako środek trwały lub jednorazowo ująć w kosztach firmowych (jeśli wartość wykupu nie przekracza 10.000 złotych netto w przypadku podatników VAT, brutto w przypadku podmiotów niebędących podatnikami VAT).

2. Wykup samochodu o wartości powyżej 10 000 zł

W sytuacji gdy wartość początkowa z faktury dokumentującej wykup samochodu osobowego z leasingu przekracza kwotę 10 000 zł (netto w przypadku czynnych podatników VAT oraz brutto w przypadku podatników zwolnionych z VAT), podatnik ma obowiązek wprowadzenia pojazdu do ewidencji środków trwałych i dokonania amortyzacji na podstawie założonego planu amortyzacji, co wynika z art. 22f ust. 3 PDOFizU. Wówczas za wartość początkową należy przyjąć cenę nabycia, przez którą rozumie się kwotę należną zbywcy powiększoną o koszty związane z zakupem, naliczone do dnia przekazania środka trwałego do używania i pomniejszoną o podlegający odliczeniu VAT naliczony oraz skorygowaną o ewentualne różnice kursowe (art. 22g ust. 3 i 5 PDOFizU).

3. Wykup samochodu o wartości poniżej 10 000 zł

W sytuacji gdy wartość początkowa wykupionego samochodu nie przekracza 10 000 zł (netto w przypadku czynnych podatników VAT lub brutto w przypadku podatników korzystających ze zwolnienia z VAT), wydatki na jego nabycie przedsiębiorca może zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu w miesiącu oddania go do używania. W przypadku pojazdu o wartości poniżej 10 000 zł nie ma przeciwwskazań, aby został on wprowadzony do ewidencji środków trwałych i amortyzowany w czasie lub jednorazowo.

4. Wykup samochodu osobowego z leasingu a rozliczenie podatku VAT

Czynni podatnicy VAT mają prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego na podstawie faktury dokumentującej wykup samochodu osobowego z leasingu, pod warunkiem, że będzie on wykorzystywany do działalności opodatkowanej? Sposób wykorzystania wykupionego samochodu będzie miał wpływ na wartość odliczonego podatku VAT. W przypadku samochodów osobowych przedsiębiorca ma prawo odliczenia wartości podatku VAT w dwóch wariantach:

• 50% wartości podatku VAT – w sytuacji wykorzystywania pojazdu w celach prywatnych i służbowych; Tego typu użytkowanie samochodu pozwala na odliczenie tylko połowy podatku VAT z faktury wykupu, natomiast pozostała część podatku może zostać doliczona przez przedsiębiorcę do wartości początkowej samochodu podlegającej amortyzacji.
• 100% wartości podatku VAT – w sytuacji wykorzystania pojazdu wyłącznie w celach związanych z działalnością. Przedsiębiorcy, którzy chcą skorzystać z prawa do odliczania 100% VAT od wydatków związanych z samochodem osobowym, muszą spełnić dodatkowe warunki, które stanowią dowód wykorzystywania pojazdu wyłącznie w celach firmowych.

5. Wykup samochodu osobowego z leasingu do celów prywatnych

 Jeżeli firma leasingowa przedstawi ofertę wykupu prywatnego, to nie ma przeciwskazań, aby samochód osobowy wykorzystywany wcześniej w ramach umowy leasingu operacyjnego w prowadzonej działalności gospodarczej, wykupić w celu użytkowania prywatnego. W takiej sytuacji nie ma jednak możliwości skorzystania z prawa do odliczenia podatku VAT wynikającego z faktury. Nie ma również możliwości zaliczenia kosztów związanych z wykupem do kosztów uzyskania przychodu.

6. Wykup samochodu z leasingu do celów prywatnych od 2022 r.

Zmiany wprowadzone tzw. ustawą „Nowy Ład” ujednoliciły sposób rozliczania sprzedaży samochodów wykupionych z leasingu na cele prywatne. Zgodnie z art. 10 ust. 2 pkt 4 PDOFizU samochód wykupiony z leasingu, w tym również na cele prywatne, będzie można sprzedać bez podatku dopiero po upływie 6 lat. Sprzedaż samochodu wykupionego z leasingu na cele prywatne, poczynając od 2022 roku, po upływie 6 miesięcy od momentu wykupu, w przeciwieństwie do stanu prawnego sprzed 1 stycznia 2022 r., skutkuje obowiązkiem opodatkowania transakcji. Zwolniona z podatku jest sprzedaż, jeżeli upłynie 6 lat między pierwszym dniem miesiąca następującego po miesiącu, w którym składniki te zostały wycofane z działalności gospodarczej lub wykupione na cele prywatne, a dniem ich odpłatnego zbycia.

Jeżeli samochód wykupiony z leasingu do celów prywatnych przedsiębiorca zdecyduje się wykorzystywać również w prowadzonej działalności gospodarczej, wówczas do kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorca może zaliczyć jedynie 20% wartości poniesionych wydatków.  Wynika to z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy PDOFizU, zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1 PDOFizU, oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu; te wydatki i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Sprzedaż samochodu wykupionego prywatnie z leasingu operacyjnego

Sprzedaż samochodu wykupionego prywatnie z leasingu na gruncie PDOFizU po zmianach w tzw. ustawie „Polski Ład”

W ramach tzw. ustawy „Polski Ład” zmieniony został art. 10 ust. 2 PDOFizU oraz art. 14 ust. 2 PDOFizU. Zgodnie z treścią art. 14 ust. 2 pkt 19 PDOFizU przychodami z działalności są również przychody z odpłatnego zbycia składników będących rzeczami ruchomymi, wykorzystywanych na potrzeby związane z działalnością gospodarczą lub przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej, na podstawie umowy leasingu. Z kolei, jak stanowi art. 10 ust. 2 pkt 4 PDOFizU, zwolnienie z opodatkowania sprzedaży po upływie pół roku od wykupu na cele prywatne nie dotyczy składników, o których mowa w art. 14 ust. 2 pkt 19. Ich sprzedaż przed upływem 6 lat od końca miesiąca, w którym zostały wycofane z działalności, w tym wykupione z leasingu na cele prywatne, stanowi przychód z działalności. Powyższe oznacza, że od 1 stycznia 2022 roku przychód ze sprzedaży poleasingowego samochodu wykupionego do majątku osobistego jest uznawany za przychód z działalności gospodarczej, jeżeli między pierwszym dniem miesiąca następującego po miesiącu, w którym pojazd zostanie wycofany z działalności i dniem jego zbycia nie upłynie 6 lat. Aby podatnik nie był zobowiązany płacić podatku od dochodu ze sprzedaży w ramach działalności, musi poczekać 6 lat od wycofania samochodu z firmy. Zgodnie z art. 51 tzw. ustawy „Polski Ład”, powyższe przepisy mają zastosowanie do składników nabytych po 31 grudnia 2021 roku.

Kwalifikowanie wydatków związanych z użytkowaniem samochodu osobowego w działalności gospodarczej w ramach limitu wartości samochodu

1. Ujęcie w kosztach uzyskania przychodu wydatków poniesionych przez przedsiębiorcę na użytkowanie samochodu w ramach działalności gospodarczej

Polski ustawodawca w szczególnych uregulowaniach podatkowych przewidział szereg wyłączeń wynikających z art. 23 ust. 1 PDOFizU oraz art. 16 ust. 1 PDOPrU odnoszących się do możliwości zaliczenia przez przedsiębiorcę poczynionych wydatków w koszty podatkowe działalności. Wskazane ograniczenia dotyczą również materii dotyczącej możliwości zaliczenia w koszty podatkowe przedsiębiorcy wydatków związanych z używaniem przez przedsiębiorcę samochodu osobowego, stanowiącego przedmiot leasingu i kosztów z tym związanych.

Zgodnie z regulacją zawartą w art. 16 ust. 1 pkt 49a PDOPrU oraz art. 23 ust. 1 pkt 47a PDOFizU uwzględnienie przez przedsiębiorcę w kosztach uzyskania przychodu wydatków ponoszonych w związku z używaniem, w działalności gospodarczej samochodu osobowego, stanowiącego przedmiot leasingu operacyjnego, powinno być dokonywane w ramach limitu wartości samochodu wynikającego z powyższych przepisów tj. kwoty 150.000,00 złotych (samochody nieelektryczne). W przypadku przekroczenia wartości samochodu ponad powyższą kwotę przedsiębiorca może uwzględnić w kosztach podatkowych wydatki na samochód w proporcji jaką stanowi kwota 150.000,00 złotych do wartości samochodu. Ustalenie wartości samochodu na potrzeby wyliczenia proporcji powinno uwzględniać 50% naliczonego podatku VAT, który nie podlega odliczeniu ze względu na przepisy ustawy o podatku od towarów i usług.

Tytułem przykładu należy wskazać, że w przypadku gdy wartość samochodu osobowego wynosi netto 300.000,00 zł, podatek VAT od powyższej kwoty wynosi 69.000,00 zł, zatem dla ustalenia wartości samochodu należy zsumować wartość netto samochodu oraz 50 % VAT, który w opisywanym przykładzie wynosi 34.500,00 zł. Zatem wartość samochodu na potrzeby ustalenia proporcji wydatków zaliczanych do kosztów podatkowych wynosi 334.500,00 zł. Po dokonaniu stosownych kalkulacji należy wskazać, że podatnik będzie mógł uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu wydatki poniesione w związku z użytkowaniem samochodu będącego przedmiotem leasingu w wysokości 44,84% poniesionych wydatków.

2. Wydatki ponoszone przez podatnika na eksploatację pojazdu

Ustawy podatkowe przewidują, że w przypadku gdy samochód osobowy będący przedmiotem leasingu jest wykorzystywany przez podatnika zarówno w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, jak i celów prywatnych, wszelkie wydatki poniesione przez podatnika na eksploatację pojazdu tj. nabycie paliw, serwisowanie samochodu, wymianę opon, myjnię, opłaty za przejazd autostradą itp. limitowane są przepisami art. 23 ust. 1 pkt 46a PDOFizU oraz art. 16 ust. 1 pkt 51 PDOPrU, które wskazują, że jedynie 75 % poniesionych kosztów może podlegać uwzględnieniu w kosztach podatkowych przedsiębiorcy. Przy obliczaniu kosztów podatkowych eksploatacji samochodu osobowego, do kwoty netto wydatku należy dodać 50% podatku VAT niepodlegającego odliczeniu.

W przypadku przedsiębiorcy, który poniesie wydatek na eksploatację samochodu w wysokości 100,00 zł netto, a podatek VAT jest równy 23,00 zł, przedsiębiorca będzie mógł uwzględnić w kosztach podatkowych 75% wydatku, w przedstawionym przykładzie będzie to 83,63 zł.

3. Wydatki związane z ubezpieczeniem pojazdu

Szczególnym rodzajem wydatku podlegającym odrębnym regulacjom podatkowym są wydatki związane z ubezpieczeniem pojazdu. Wydatki poniesione przez przedsiębiorcę na zakup dodatkowego ubezpieczenia pojazdu zostały uregulowane odpowiednio w art. 23 ust. 1 pkt 47 PDOFizU oraz art. 16 ust. 1 pkt 49 PDOPrU. Powyższe przepisy limitują możliwość zaliczenia w koszty podatkowe wydatków poniesionych na zakup dodatkowego ubezpieczenia AC samochodu osobowego, gdy wartość samochodu ustalona na potrzeby umowy ubezpieczenia przekracza 150.000,00 zł. Przedsiębiorca zobowiązany jest ustalić proporcję, jaką stanowi wartość samochodu określona dla celów ubezpieczenia w stosunku do kwoty 150.000,00 zł i po jej ustaleniu określi jaka część opłaconej składki na AC zostanie uwzględniona w kosztach podatkowych. Jednocześnie wskazania wymaga, że powyższe ograniczenia nie dotyczą ubezpieczenia OC oraz NW zawartego przez podatnika, albowiem nie stanowią one ubezpieczenia samochodu osobowego i jako takie w całości mogą zostać uwzględnione w kosztach podatkowych przedsiębiorcy.

4. Wykup samochodu w leasingu operacyjnym

Dominujący obecnie pogląd stanowi, że wykup przez przedsiębiorcę leasingowanego samochodu osobowego, na gruncie prawa podatkowego stanowi odrębną od umowy leasingu transakcję, a tym samym jest objęty odrębnym, drugim limitem wynikającym z art. 23 ust. 1 pkt 4 lit. b PDOFizU oraz analogicznego art. 16 ust. 1 pkt 4 lit b PDOPrU. W związku z powyższym, podatnik przy wykupie samochodu osobowego objętego leasingiem ponownie ustala jego wartość na potrzeby przyszłej amortyzacji z uwzględnieniem limitu 150.000,00 zł i po ustaleniu tej wartości, w przypadku przekroczenia powyższego limitu, określa jaka część odpisów amortyzacyjnych, proporcjonalnie będzie stanowiła dla niego koszty podatkowe.

Autorka: Magdalena Bukowska