Z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.2019.1040 t.j. z dnia 2019.06.05) wprost wynika, iż pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników.
Mówi o tym art. 207.§ 2 powyższej ustawy:
Pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. W szczególności pracodawca jest obowiązany:
1) organizować pracę w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy ;
2) zapewniać przestrzeganie w zakładzie pracy przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, wydawać polecenia usunięcia uchybień w tym zakresie oraz kontrolować wykonanie tych poleceń;
3) reagować na potrzeby w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy oraz dostosowywać środki podejmowane w celu doskonalenia istniejącego poziomu ochrony zdrowia i życia pracowników, biorąc pod uwagę zmieniające się warunki wykonywania pracy; (…).
Pracodawca w celu zapewnienia odpowiednich warunków pracy obowiązany jest także do podejmowania różnego rodzaju działań profilaktycznych. Działaniem takim może być np. zlecenie pracy zdalnej, o której mowa w niedawno opublikowanej ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U.2020.374 z dnia 2020.03.07).
Alkohol przeznaczony do dezynfekcji miejsca pracy i zapewnienia odpowiednich warunków higienicznych w sytuacji pandemii nie może być traktowany jako wydatek reprezentacyjny.
Art. 3 powyższej ustawy stanowi, iż: w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).
Przepis ten wskazuje, że jeżeli pracodawca zleci pracownikowi zdalną pracę, to będzie zobowiązany zapewnić mu niezbędne narzędzia pracy takie jak służbowy laptop czy mobilny internet. W rozumieniu przepisów będą to wydatki związane z wyposażeniem stanowiska pracy, dlatego będzie można odliczyć je od podatku.
Do działań profilaktycznych zaliczymy także zapewnienie pracownikom dostępu do środków higienicznych, takich jak mydło antybakteryjne czy różnego rodzaju płyny do dezynfekcji. Wskazać należy, iż dostęp do tego typu produktów okazał się znacznie ograniczony, dlatego pracodawcy w trosce o pracowników wyposażali się w spirytus, przeznaczając go na potrzeby dezynfekcji. Tu natomiast powstało pytanie czy wydatek ten będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, gdyż przyjęło się, iż wydatki na alkohol nie mogą stanowić kosztów ze względu na to, że wykazują znamiona reprezentacji. Dowiadujemy się o tym chociażby z wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 5 kwietnia 2012 r. o sygn. II FSK 2101/10. „Wydatki na wszelkie usługi i artykuły, wymienione w art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. – a więc także wydatki na napoje alkoholowe – jako wiążące się z reprezentowaniem podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa, a więc związane z reprezentowaniem interesów podatnika lub występowaniem w jego imieniu, nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.”
Z drugiej zaś strony wskazać należy, iż bezpieczeństwo i higiena pracy to podstawowy wymóg prowadzenia działalności w Polsce, a organy podatkowe nie ograniczają zaliczania do kosztów mydła czy innych środków do dezynfekcji. Dlatego stwierdzić należy, że alkohol przeznaczony do dezynfekcji miejsca pracy i zapewnienia odpowiednich warunków higienicznych w sytuacji pandemii nie może być traktowany jako wydatek reprezentacyjny.
Warto jednak wspomnieć, iż przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek (poza tymi wyraźnie wskazanymi w ustawie) wymaga indywidualnej oceny bezpośredniego związku z przychodami. Z tym, że w przypadku zaistniałej sytuacji jaką jest rozprzestrzenianie się wirusa COVID-19 wśród społeczności, odkażanie miejsca pracy trudno będzie nazwać wydatkiem reprezentacyjnym. Z tego względu zakup spirytusu będzie można potraktować jako koszt uzyskania przychodów.
Jak wspomniano już na wstępie przedsiębiorcy zobowiązani są do zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, a także odpowiednich narzędzi potrzebnych do wykonywania danej pracy w systemie zdalnym. Wydatki poniesione na tego typu działania będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodów, gdyż mają one bezpośredni związek z prowadzoną działalnością. Na koniec zaznaczyć należy, iż wydatków przeznaczonych na dezynfekcję nie będzie mógł rozliczyć w kosztach przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność (jeśli prowadzi ją w mieszkaniu oraz nie zatrudnia pracowników), gdyż organy skarbowe nie pozwalają na ujmowanie w kosztach wydatków o charakterze osobistym.
Autor: Paweł Boś
Młodszy Konsultant Podatkowy, związany z Russell Bedford Poland od 2018 roku. Autor licznych artykułów o tematyce prawno-podatkowej, publikowanych w prasie branżowej. Student Prawa na Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie.
