Jak korzystać z wykazu podatników VAT - praktyczny przewodnik

Wykaz podatników VAT to portal z bezpłatnym dostępem do elektronicznej bazy informacji o podatnikach VAT, który funkcjonuje od 1 września. Zawiera dane o podatnikach czynnych lub zwolnionych, niezarejestrowanych lub wykreślonych oraz przywróconych. Baza jest prowadzona przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). 

Jakie dane zawiera wykaz i jak je odnaleźć

Aby znaleźć w bazie dane kontrahenta lub swoje, należy wpisać jedną z następujących danych: numer rachunku rozliczeniowego, numer NIP, numer REGON, nazwę firmy lub jej fragment, a w przypadku osób fizycznych imię i nazwisko.

Aby dane dotyczące rachunków mogły znaleźć się w wykazie, muszą one być wskazane w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym, stanowić rachunek rozliczeniowy w rozumieniu Prawa bankowego lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, otwarty w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz rachunek ten musi być potwierdzony w systemie teleinformatycznym izby rozliczeniowej (STIR). W wykazie nie znajdują się rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe (tzw. ROR).

Nie każdy rachunek bankowy przedsiębiorcy jest zgłaszany do urzędu skarbowego, ponieważ niektóre mogą być tzw. rachunkami wirtualnymi. Właściciel rachunku rozliczeniowego może w ramach rachunku bankowego definiować tzw. subrachunki, a następnie przypisywać je swoim kontrahentom

W przypadku wykrycia błędów w zestawie danych należy to zgłaszać do właściwych dla siebie urzędów skarbowych lub na adres skrzynki e-mailowej 

Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., do CEIDG – w zakresie aktualizacji danych zgłaszanych za pośrednictwem CEIDG, bądź też do odpowiednich banków – w zakresie wyjaśnień co do charakteru danego rachunku i potwierdzania, czy rachunek jest w systemie teleinformatycznym STIR.

Wykaz nie zawiera numerów zagranicznych rachunków bankowych, ponieważ nie są to rachunki rozliczeniowe w rozumieniu prawa bankowego lub imienne rachunki w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, otwarte w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. 

Problematyczna jest wciąż kwestia rachunków cesyjnych, które są faktycznie rachunkami rozliczeniowymi, tworzonymi przez banki przy każdej konkretnej umowie kredytu, a nie istnieje wymóg zgłaszania ich fiskusowi. Ministerstwo informuje, iż planuje prace legislacyjne, aby po 1 stycznia 2020 r. podatnicy nie musieli sprawdzać rachunków cesyjnych w wykazie. Tak samo wyjaśnia kwestię rachunków banków i SKOK-ów, prowadzonych przez te instytucje dla celów ich gospodarki własnej – po 1 stycznia 2020 r. takie rachunki mają się w wykazie znaleźć.

Wykaz jest aktualizowany raz na dobę, w każdy dzień roboczy. Do Szefa KAS można składać wniosek o usunięcie lub sprostowanie zawartych danych, jeśli są niezgodne ze stanem rzeczywistym, wraz z uzasadnieniem. Taką daną może być inna niż rzeczywista data wykreślenia z rejestru VAT czy inna niż rzeczywista data rejestracji podatnika VAT. Szef KAS ma prawo odmówić realizacji takiego wniosku, jeśli spowodowałoby to niezgodność ze stanem rzeczywistym.

Rachunki bankowe w wykazie są widoczne następnego dnia po aktualizacji danych podatnika w bazach danych KAS. Zgłoszenia aktualizacyjne tj. NIP-2 (podmioty niebędące osobami fizycznymi, które nie są wpisane do KRS, np. spółki cywilne), NIP-7 (osoby fizyczne niepodlegające rejestracji w CEIDG), NIP-8 (podmiot zarejestrowany w KRS) lub przez wnioski CEIDG-1 są obsługiwane niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od dnia ich wpływu do urzędu skarbowego. Za złożenie wniosku i przeprowadzenie aktualizacji nie pobiera się żadnej opłaty.

Informacje o kontrahentach zamieszczonych w wykazie podatników są dostępne w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym zadano pytanie. W przypadku braku danego kontrahenta w wykazie należy wystąpić z wnioskiem do naczelnika urzędu skarbowego o potwierdzenie, czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony.

Co zrobić, jeśli przedsiębiorcy nie ma w wykazie

Może się zdarzyć, że przedsiębiorca prowadzi działalność, a nie ma go w wykazie. Najprawdopodobniej wtedy oczekuje na rejestrację do VAT lub jest zwolniony podmiotowo z obowiązku złożenia zgłoszenia, np. z uwagi na nieprzekroczenie limitu sprzedaży w wysokości 200 tys. zł rocznie (w art. 113 ust. 1 ustawy o VAT) lub w przypadku zwolnienia przedmiotowego. Ponadto taki przedsiębiorca, który nie widnieje w wykazie być może korzysta w rozliczeniach firmowych z rachunku oszczędnościowo-rozliczeniowego (tzw. ROR), bądź nie zgłosił swojego rachunku rozliczeniowego w formularzu zgłoszeniowym CEIDG/NIP. Kontrahent w ramach należytej staranności powinien sprawdzić, jaki jest status przedsiębiorcy.

Nie każdy rachunek bankowy przedsiębiorcy jest zgłaszany do urzędu skarbowego, ponieważ niektóre mogą być tzw. rachunkami wirtualnymi. Właściciel rachunku rozliczeniowego może w ramach rachunku bankowego definiować tzw. subrachunki, a następnie przypisywać je swoim kontrahentom. Każda wpłata dokonana na taki subrachunek jest ewidencjonowana jako transakcja na rachunku podstawowym (rozliczeniowym), jednak subrachunek pozwala na jednoznaczną identyfikację kontrahenta dokonującego wpłaty. 

Płatność pay pal zwolniona od weryfikacji w wykazie

Płatności takimi instrumentami jak karta debetowa czy kredytowa lub szybkimi płatnościami internetowymi, nie są uznawane za „płatności dokonane przelewem”, tzn. nie są objęte przepisami dotyczącymi wykazu podatników VAT. Tym samym – skoro nie jest to przelew, ale zlecenie płatnicze, czyli oświadczenie płatnika lub odbiorcy skierowane do jego dostawcy, które zawiera polecenie wykonania transakcji płatniczej – to zapłacenie kartą lub pay-by-linkiem nie będzie skutkować poniesieniem negatywnych konsekwencji podatkowych (utratą kosztów uzyskania przychodu).

W sytuacji, gdy płatność za transakcję zostanie zlecona na rachunek niewskazany w wykazie, a kontrahent zapłaci VAT wynikający z faktury dokumentującej daną transakcję, to przedsiębiorca nie poniesie odpowiedzialności solidarnej za zaległości podatkowe kontrahenta w zakresie kwoty VAT wynikającej z przedmiotowej transakcji

Płatność na rachunek spoza wykazu nie będzie mogła być traktowana jako koszt

Po Nowym Roku płatności przelewem za transakcję na kwotę powyżej 15 tys. zł należy dokonać na ten rachunek kontrahenta, który jest wskazany w wykazie podatników VAT. Wtedy zostaje spełniona przesłanka należytej staranności. Jeśli jednak taka należność zostanie uiszczona na inny rachunek niż wskazany w wykazie, to nie będzie można zaliczyć tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów lub też nastąpi obowiązek zmniejszenia kosztów (lub zwiększenia swoich przychodów w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów), w przypadku, gdy przed zleceniem przelania płatności zaliczono już koszt, który wynika z tej transakcji, do kosztów uzyskania przychodów, w tej części w jakiej płatność nie została przelana na rachunek płatniczy (np. zapłata gotówką kwotę powyżej 15 tys. zł) lub płatność została przelana na inny rachunek niż zawarty (na dzień zlecenia przelewu) w wykazie. Ponadto powstanie solidarna odpowiedzialność ze sprzedawcą, który jest czynnym podatnikiem VAT, za jego zaległości podatkowe w tej części VAT, która przypada na płatność za transakcję, potwierdzoną fakturą dokonaną przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecania przelewu na wykazie podatników VAT.

W sytuacji, gdy płatność za transakcję zostanie zlecona na rachunek niewskazany w wykazie, a kontrahent zapłaci VAT wynikający z faktury dokumentującej daną transakcję, to przedsiębiorca nie poniesie odpowiedzialności solidarnej za zaległości podatkowe kontrahenta w zakresie kwoty VAT wynikającej z przedmiotowej transakcji. Niestety nie będzie mógł zaliczyć wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Istotne będzie, czy rachunek znajdował się w wykazie w dniu zlecenia przelewu. Decyduje przy tym dzień zlecenia przelewu, a nie obciążenia rachunku nabywcy czy uznania rachunku sprzedawcy.

Zapłata systemem podzielonej płatności zwalnia z odpowiedzialności solidarnej

Przedsiębiorca może uniknąć negatywnych skutków braku zapłaty na rachunek wskazany w wykazie, jeśli złoży zawiadomienie o numerze rachunku, na który zlecono przelew, (o którym mowa w art. 117ba § 3 Ordynacji podatkowej). Zawiadomienie należy złożyć w ciągu 3 dni od dnia zlecenia przelewu, do naczelnika US właściwego dla wystawcy faktury Dzięki temu zachowa on prawo do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów oraz nie grozi mu odpowiedzialność solidarna, mimo że wpłata trafi na inny rachunek niż wskazany w wykazie podatników VAT. Zapłata systemem podzielonej płatności również zwalnia z odpowiedzialności solidarnej. Przy realizacji płatności w kilku transzach w sposób taki, że jedna z nich będzie wpłacona na rachunek zamieszczony w wykazie, a pozostałe płatności na inne rachunki, to tylko w zakresie tych pozostałych płatności nie będzie można zaliczyć tych kwot do kosztów uzyskania przychodów. Tak samo odpowiedzialność solidarna będzie wiązać tylko w tym zakresie.

Jak znaleźć informacje w wykazie

W celu pobrania informacji z wykazu można skorzystać z wyszukiwarki wykazu podatników VAT1. Tam należy wybrać jeden z parametrów: NIP, REGON, numer rachunku bankowego lub fragment nazwy, następnie zaznaczyć dzień, na który mają być wyświetlone informacje o podatniku, po czym otrzymamy informacje z wykazu. Można to zapisać w postaci pliku pdf, który będzie posiadać unikalny identyfikator potwierdzający przeprowadzenie weryfikacji.

Można też skorzystać z interfejsu programistycznego (API)2, który daje do wyboru jedną z dwóch metod: metodę pełną „search”, która udostępnia cały zakres danych z wykazu o podatnikach, którzy nas interesują oraz unikalny identyfikator – klucz elektroniczny, który jest potwierdzeniem wykonania zapytania zawierający identyfikator weryfikowanego podatnika, dzień, na który były wyświetlone informacje i datę zapytania; oraz metodę uproszczoną „check” zawierającą informację czy dany rachunek jest/nie jest przypisany do numeru podmiotu, także wraz ze w/w elektronicznym kluczem. Niestety, korzystanie z API będzie limitowane. Metoda „search” pozwoli na złożenie 10 zapytań o maksymalnie 30 podmiotów jednocześnie, metoda „check” umożliwi zapytanie o 1 podmiot. Po wyczerpaniu tego limitu dostęp do API będzie zablokowany do północy.

Poniżej zamieszczamy istotne linki do wykazu podatników VAT oraz instrukcji korzystania z systemu API:

• https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka

• https://www.gov.pl/web/kas/api-wykazu-podatnikow-vat

Zachowuj informacje o weryfikacji klienta

Aby udowodnić weryfikację kontrahenta należy wygenerować plik pdf zawierający informację o sprawdzaniu wykazu w konkretnym dniu na wybrany dzień (w wykazie będzie widoczna data i godzina prowadzenia weryfikacji podmiotu) i zachować go w formie elektronicznej (np. zrobić zrzut ekranu) lub wydrukować.

Negatywna weryfikacja podmiotu w wykazie podatników VAT powinna być również zachowana w celach dowodowych. Można też wystąpić o potwierdzenie do naczelnika urzędu skarbowego, czy podmiot jest podatnikiem VAT czynnym lub zwolnionym. Zaleca się także zachować do wglądu wydruk zlecenia płatności na rachunek nieujawniony w wykazie na dzień dokonywania zlecenia. 

Kary za niedopełnienie obowiązków

Konsekwencje finansowe za niedopełnienie obowiązków związanych z solidarną odpowiezialnością zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2020 r. Za okres od 01.09.2019 r. do 31.12.2019 r. przedsiębiorcy nie zostaną obciążeni żądną karą za zapłatę na rachunek inny niż wskazany w wykazie podatników VAT. 

Naczelnik, który otrzyma zawiadomienie o zleceniu przelewu na rachunek, którego nie ma na wykazie podatników VAT, a nie będzie właściwy dla wystawcy faktury, przekaże takie zawiadomienie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.