UWAGA!
Nowe zasady składania sprawozdań i dokumentów finansowych dotyczą również innych lat obrotowych niż rok 2017!
Profesjonalny pełnomocnik (np. radca prawny, adwokat) lub pracownik biura rachunkowego nie może wypełnić obowiązku zgłoszenia dokumentów finansowych do KRS za kierownika jednostki. Przypomnijmy, kierownikiem jednostki zgodnie z ustawą o rachunkowości są wszyscy członkowie zarządu lub wspólnicy prowadzący sprawy spółki. W szczególności nie można w ten sposób „zastąpić” oświadczenia członka zarządu czy wspólnika, który nie posiada numer PESEL (i w związku z tym nie posiada także ePUAP) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego (dawnego bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego kwalifikowanym certyfikatem).
Nowy art. 19e ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym
Ustawą nowelizującą ustawę o KRS i niektóre inne ustawy dodano do ustawy o KRS art. 19e. Zgodnie z treścią ust. 1:
Złożenie dokumentów, o których mowa w art. 69 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, następuje przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości.
Przepis art. 69 ustawy o rachunkowości dotyczy dokumentów takich jak:
a) roczne sprawozdanie finansowe,
b) sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu,
c) odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,
d) ewentualnie – sprawozdanie z działalności.
Zgłoszenie to jest bezpłatne, nie wymaga złożenia formularza KRS-Z30, jednak wymaga posiadania konta w systemie S24. Do dnia 30.09.2018 r. dopuszcza się dołączenie do zgłoszenia kopii dokumentów.
Dokumenty te należy podpisać zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości (podpisy osób sporządzających sprawozdanie finansowe oraz wszystkich członków organów lub wspólników uprawnionych do reprezentacji).
Następnie należy je zeskanować i opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jednej osoby fizycznej, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, a która jest jednocześnie członkiem organu lub wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania podmiotu.
Zgłoszenie takie podlega automatycznej weryfikacji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. W przypadku pozytywnej weryfikacji składane dokumenty te zostaną umieszczone na serwerze obsługującym nowo utworzone Repozytorium Dokumentów Finansowych (tzw. RDF) i będą udostępniane bezpłatnie przez Centralną Informację KRS za pośrednictwem ogólnodostępnych sieci teleinformatycznych. W KRS w dziale 3 nastąpi automatyczny wpis wzmianki o złożeniu dokumentów finansowych.
Osoby fizyczne posiadające numer PESEL ujawniony w KRS
Jeżeli osobami członkami organu lub wspólnikami uprawnionymi do reprezentowania podmiotu są osoby fizyczne posiadające numer PESEL ujawniony w KRS, to tryb składania dokumentów finansowych jest jedno- lub dwuetapowy, zgodnie z kolejnością czynności opisanych poniżej.
Jeśli wspólnikiem uprawnionym do reprezentacji jest osoba prawna – wówczas odpowiednio dokument podpisuje osoba fizyczna będąca członkiem organu lub wspólnikiem uprawnionym do reprezentacji tej osoby prawnej, jej likwidator, syndyk – posiadający numer PESEL.
I etap – repozytorium dokumentów finansowych
Dokumenty należy zgłosić do RDF za pośrednictwem systemu teleinformatycznego na stronie https://ekrs.ms.gov.pl (eKRS).
Wybieramy Opcję: „Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”.
A następnie Logujemy się do systemu (lewy, górny róg).
Jeżeli nie mamy konta, musimy je założyć. Aby to zrobić należy wrócić na stronę główną portalu eKRS i wybrać „kafel” S24. Po utworzeniu konta mamy możliwość bezpłatnego zgłaszania dokumentów finansowych oraz dostęp do portalu S24.
Wszystkie funkcje związane z zarządzaniem kontem (zmiana hasła, zmiana adres e-mail, usunięcie konta, etc.) są dostępne w zakładce „Moje konto” na S24, do którego możemy wejść ze strony głównej portalu eKRS.
Po autoryzacji ukazuje się następujący obraz:
Wybieramy opcję „Przygotowanie i składanie zgłoszeń” następnie „Dodaj zgłoszenie” i „Rejestracja nowego zgłoszenia” – w tym miejscu podajemy numer KRS. W tym momencie ukazuje się informacja na temat firmy spółki oraz lista osób, spośród których co najmniej jedna może podpisać zgłoszenie.
Kolejno wybieramy nazwisko członka zarządu lub wspólnika uprawnionego do reprezentacji, który dokonuje zgłoszenia.
Dalej nie pozostaje nic innego jak załączyć dokumenty.
Uwaga!
Każdy dokument pobierany jest osobno, a więc każdy powinien zostać zeskanowany do pliku PDF oddzielnie. Należy więc wcześniej przygotować folder, w którym umieścimy odpowiednie dokumenty. Istnieje ograniczenie techniczne pojemności każdego załącznika, a system wyświetla informację o rzeczywistym jego rozmiarze (pojedynczy plik nie może przekroczyć 5 MB, zaś łącznie wszystkie pliki nie mogą przekroczyć 30 MB). Jeśli załącznik przekracza dozwoloną pojemność, pojawia się komunikat sugerujący zeskanowanie sprawozdania w mniejszej rozdzielczości, a jeśli nie jest to możliwe – prośba o kontakt z administratorem (wskazany jest adres elektroniczny, na który należy zgłoszenie wysłać).
Każdorazowo osoba składająca dokumenty musi także potwierdzić, że dokument jest/nie jest podpisany przez kierownika jednostki zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości („Oryginał dokumentu został podpisany przez kierownika jednostki zgodnie z ustawą o rachunkowości” – klikamy Tak lub Nie).
II etap – wniosek do KRS
W przypadku negatywnej weryfikacji tj. nie przyjęcia dokumentów do RDF wnioskodawca składa dokumenty sprawozdania finansowego wyłącznie w formie elektronicznej na portalu S24 na dotychczasowych zasadach tj. w formie płatnego (140 zł) wniosku do KRS z wykorzystaniem formularza KRS-Z30 o wpis w rejestrze przedsiębiorców wzmianek o złożeniu tych dokumentów (sporządzone i podpisane jak wyżej). Po wydaniu przez Sąd Rejestrowy postanowienia o wpisie wzmianki w dziale 3 KRS nastąpi przekazanie elektronicznych dokumentów finansowych do RDF - będą one udostępniane bezpłatnie przez Centralną Informację KRS za pośrednictwem ogólnodostępnych sieci teleinformatycznych.
Sprawozdania finansowe składane przez spółki reprezentowane przez cudzoziemców
Jeżeli osobami wchodzącymi w skład organu lub wspólnikami uprawnionymi do reprezentacji podmiotu są wyłącznie osoby fizyczne nieposiadające numeru PESEL (tj. cudzoziemcy) tryb składania dokumentów finansowych jest jednoetapowy.
W powyższym przypadku dokumenty finansowe nie mogą być złożone do RDF – uniemożliwia to weryfikacja numeru PESEL. Można je złożyć wyłącznie w formie elektronicznej na portalu S24 na dotychczasowych zasadach tj. w formie płatnego (140 zł) wniosku do KRS z wykorzystaniem formularza KRS-Z30 o wpis w rejestrze przedsiębiorców wzmianek o złożeniu tych dokumentów. Po wydaniu przez sąd rejestrowy postanowienia o wpisie wzmianki w dziale 3 KRS nastąpi przekazanie elektronicznych dokumentów finansowych do RDF - będą one udostępniane bezpłatnie przez Centralną Informację KRS za pośrednictwem ogólnodostępnych sieci teleinformatycznych.
Oczywiście należy pamiętać, iż każdy cudzoziemiec, chcący korzystać z bezpłatnego zgłaszania dokumentów finansowych do KRS może złożyć do właściwego urzędu wniosek o nadanie mu numeru PESEL – zgodnie z ustawą z 24.09.2010 r. o ewidencji ludności (Dz.U. 2017 poz. 657 z późn. zm.).
***
Dodatkowe informacje w związku ze zmianą przepisów i utworzeniem Repozytorium Dokumentów Finansowych można uzyskać na stronie Ministerstwa sprawiedliwości: https://ekrs.ms.gov.pl/
Problemy w zakresie działania aplikacji należy zgłaszać pod numerem telefonu: 071 748 96 00 wew. 4
Informacje zebrali dla Państwa pracownicy krakowskiego biura Russell Bedford.
BIURO KRAKÓW
Al. Płk. Wł. Beliny – Prażmowskiego 29/
31-514 Kraków
T: 32 731 34 20
F: 22 427 44 02
