Jeśli firmy chcą nadążać za dynamicznie zmieniającym się otoczeniem biznesowym, muszą na bieżąco wprowadzać zmiany w funkcjonowaniu organizacji. Najważniejszym czynnikiem skutecznej zmiany jest prawidłowa komunikacja i przekazywanie sobie przez współpracowników informacji zwrotnych na temat wykonywanej pracy. Komunikacja może się odbywać według jednego z dwóch modelów: feedforward lub feedback. Pierwszy to informacja zwrotna oparta na tym, co można ulepszyć w przyszłości, aby uniknąć popełnienia tych samych błędów. Nie koncentruje się na negatywnych aspektach, jest pod tym względem neutralny. Natomiast powszechnie funkcjonujący w polskich firmach feedback dostarcza wiedzy o tym, jak działanie oceniane jest przez otoczenie. Może mieć wydźwięk zarówno pozytywny, jak i pejoratywny. Częściej jednak jest odbierany jako negatywny i oceniający, dlatego warto rozważyć zastąpienie go feedforwardem.
Patrzymy w przyszłość
Autorem koncepcji feedforwardu jest prof. Marshall Goldsmith, który dostrzegł potrzebę zmiany w porozumiewaniu się. Jego pomysł przyznaje rację powiedzeniu „co się stało, to się nie odstanie”. Narzędzie to jest doceniane ze względu na to, że nie koncentruje się na przeszłości, na tym, co już się wydarzyło. Większa uwaga kierowana jest w nim na nieskończone możliwości, które mogą się wydarzyć w przyszłości. Precyzyjnie udzielane wskazówki dotyczące rozwiązań problemów przy okazji kolejnych projektów owocuje zwiększoną efektywnością pracy w firmie.
Wspieramy współuczestnictwo
Pracownicy lubią mieć świadomość realnego udziału w tworzeniu firmy. Feedforward umożliwia im to, gdyż wspiera współuczestnictwo. Ten sposób komunikacji skupia się na konkretnych działaniach, a nie na ludziach. To bardzo ważna zaleta. Argumentowanie własnego zdania w oparciu o ogólne zasady czy stereotypy nie jest przekonujące a w wielu sytuacjach może być wręcz krzywdzące. Stosowanie proaktywnego przewidywania przyszłości pomaga natomiast wzmacniać partnerskie relacje, oparte na wzajemnym szacunku, niezależnie od tego, jak duża jest ranga przekazywanych informacji.
Minimalizujemy stres
Menedżerowie doskonale wiedzą, jak trudno pod presją czasu znajdować najlepsze rozwiązania i jednocześnie zachować przyjacielską atmosferę. Stres wynikający z negatywnego oceniania zadań, których już nie można poprawić, może być przyczyną frustracji, a feedforward pomaga go minimalizować. Tym samym zmniejsza ryzyko konfliktów.
Większość ludzi wzbrania się z krytykowaniem innych w obawie o pogorszenie relacji. Wychodzą z założenia, że lepiej w ogóle nie wyrazić swojej opinii, niż przyznać, że jest ona negatywna. Tymczasem komentarz odnoszący się do przyszłości nie ma wydźwięku negatywnego. Zachęca do włączania się do dialogu, a już sama wizualizacja sukcesu zwiększa szansę na odniesienie go.
Dla kogo feedforward
Omawiana metoda jest dla każdego. Może brać w niej udział każdy, kto uczestniczył w realizacji projektu. Także osoba niższa stażem i stanowiskiem może udzielić feedforwardu całemu działowi, a tym samym podzielić się z nim swoimi pomysłami oraz przydatnymi informacjami na temat skuteczności procedur i procesów.
Feedforward nie wymaga od pracowników wiedzy na temat poszczególnych osób w zespole. Liczą się jedynie dobre pomysły na wykonanie zadania.
Bariery dla feedforwardu
Przy stosowaniu podejścia feedforwardowego można napotkać różne problemy. Jednym z poważniejszych jest przyzwyczajenie menedżerów do niekoncentrowania się na tym, co poszło nie tak. Duże znaczenie ma również kultura organizacyjna, która determinuje sposób komunikacji menedżerów z podwładnymi. Część organizacji w celu przekazywania informacji zwrotnej wykorzystuje system ocen pracowniczych, co kłóci się z ideą feedforwardu.
Feedback odchodzi w zapomnienie
W teorii konstruktywny feedback ma skupić się na wykonaniu, a nie na człowieku. Zazwyczaj jednak wszystkie informacje zwrotne są odbierane osobiście i postrzegane jako atak personalny. Odbieranie tego przez rozmówcę jako krytyki może trwale zdemotywować go do podejmowania inicjatyw. To największa wada feedback’u, która w feedforwardzie nie występuje. Udoskonalanie pracy poprzez analizowanie przyszłości zdobywa coraz większą rzeszę zwolenników. Używane jest w celu wzmocnienia, a czasem nawet zastąpienia pozytywnego i negatywnego feedbacku. Niezależnie od wyboru sposobu komunikacji, liderzy powinni zwrócić uwagę na ważny aspekt, a mianowicie to, że nawet negatywna informacja poprzedzona wymienieniem zalet danej sytuacji może być odebrana neutralnie.
Autor:
Marta Wójcicka – Młodszy Specjalista ds. Marketingu i HR
