Rozliczanie wydatków na gastronomię w kosztach uzyskania przychodów 

Kwestia możliwości uznania wydatków na posiłki, szeroko rozumiane usługi gastronomiczne, a także cateringowe jest tematem, który od wielu lat budzi wątpliwości i trudności w interpretacji. Z uwagi na znaczną liczbę niekorzystnych rozstrzygnięć wielu podatników obawia się rozliczać jakiekolwiek wydatki tego rodzaju w kosztach uzyskania przychodu. Ponosząc ich ekonomiczny koszt, rezygnują jednak z możliwości zmniejszenia podstawy opodatkowania. W interpretacji indywidualnej z dnia 4 marca 2019 r. Dyrektor KIS pozytywnie odniósł się do stanu faktycznego przedstawionego przez podatnika, który ponosi istotne wydatki na usługi gastronomiczne podczas spotkań z kontrahentami. Interpretacja ta dostarcza pewnych wskazówek co do tego w jakich sytuacjach tego rodzaju wydatki mogą być bezpiecznie traktowane jako koszty uzyskania przychodów, aczkolwiek nadal konieczne jest zachowanie daleko idącej ostrożności w tym zakresie.

Przedstawiona interpretacja może stanowić dla podatników cenną odpowiedź na pytanie w jaki sposób rozpoznawać które wydatki na obiad, kolację, kawę z kontrahentem można traktować jako koszty uzyskania przychodu, ale jednocześnie oznacza, że należy zachować szczególną staranność przy dokumentowaniu takich wydatków

Na czym polegała wątpliwość podatnika

Podatnik zajmuje się sprzedażą technologii informatycznych, pośrednictwem w sprzedaży produktów i usług firm partnerskich w rozliczeniu prowizyjnym. Z uwagi na taki profil działalności spółka organizuje spotkania z obecnymi oraz potencjalnymi klientami, które często wiążą się z poczęstunkiem w lokalach gastronomicznych. Koszt produktów/usług gastronomicznych jest pokrywany przez spółkę. Spółka wskazała jednoznacznie, że finansowane przez nią spotkania służą zawieraniu kontraktów i ustalaniu warunków współpracy. Nie służą one natomiast tworzeniu wizerunku spółki, czyli tzw. celom reprezentacyjnym. Właśnie w kontekście możliwości uznania ponoszonych wydatków na gastronomię za koszty reprezentacji pojawiła się obawa podatnika o ich potraktowanie za wydatek nie stanowiący kosztów uzyskania przychodów. Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawierają bowiem generalnego wyłączenia wydatków gastronomicznych. W katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów w art. 16 ust. 1 updop brak jest takiego wyłączenia, wskazano natomiast, że nie stanowią kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na tzw. „reprezentację”. W odniesieniu do pojęcia reprezentacji w ostatnich latach pojawiało się sporo wątpliwości interpretacyjnych po stronie podatników, organów i sądów, albowiem trudno jest w sposób wyraźny określić ramy działań mających charakter reprezentacyjny. W dotychczasowym orzecznictwie wskazano pewne wytyczne co do tego w jaki sposób należy ustalać, czy dana czynność stanowi reprezentację, zaznaczając jednocześnie, że w każdym wypadku wymaga to indywidualnej oceny, z uwzględnieniem charakteru danej działalności (np. wypracowanej praktyki i obyczajów w branży), jak również biorąc pod uwagę fakt, że to co było uznawane za reprezentację dotychczas, niekoniecznie musi być postrzegane w ten sposób na dzień dzisiejszy czy w niedalekiej przyszłości. Z uwagi na brak pewności co do oceny prawnej swojego postępowania spółka zwróciła się z zapytaniem do Dyrektora KIS.

Rozstrzygnięcie organu interpretacyjnego

Dyrektor KIS wskazał, że w przedstawionej sytuacji wydatki ponoszone przez spółkę nie stanowią reprezentacji i mogą być zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 updop. Dokonując oceny tej sytuacji, organ interpretacyjny odniósł się przede wszystkim do kwestii związku między organizowanymi przez spółkę spotkaniami w restauracjach i kawiarniach z jej działalnością gospodarczą. Kluczowe znaczenie w tym przypadku miał fakt, że organizowane przez spółkę spotkania służą ściśle zawieraniu kontraktów handlowych i omawianiu warunków współpracy z kontrahentami, nie mają one natomiast związku z tworzeniem odpowiedniego wizerunku spółki czy też wywarciem pozytywnego wrażenia na klientach.

W treści interpretacji podkreślono, że w przyjętej linii orzeczniczej dla potrzeb oceny charakteru reprezentacyjnego danej czynności uznaje się, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, wykreowanie dobrego obrazu jego firmy, działalności, jak też - pozytywnych relacji z kontrahentami. Co istotne wskazanie jako przykładowych kosztów reprezentacji wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. W ocenie organu podatkowego, skoro spółka organizuje spotkania biznesowe w celu zawarcia kontraktów i omawiania warunków współpracy, a nie w celu budowania swojego wizerunku, to wydatki poniesione na opłacenie posiłków, produktów gastronomicznych podawanych przy takim spotkaniu mogą stanowić koszty uzyskania przychodu.

Podsumowanie – wskazówki dla podatników

Podsumowując, zgodnie z zasadą ogólną kosztem uzyskania przychodu może być każdy wydatek, który nie został wprost wyłączony katalogiem określonym w art. 16 ust. 1 updop, jest bezpośrednio bądź pośrednio związany przychodem, pod warunkiem, że jest faktycznie poniesiony i udokumentowany oraz podatnik dokonał jego oceny pod kątem celowości i związku z działalnością gospodarczą. Z uwagi na konieczność dokonania tej oceny przez podatnika, to na podatniku spoczywa jednak ryzyko nieprawidłowego rozpoznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu. Przedstawiona interpretacja może stanowić dla podatników cenną odpowiedź na pytanie w jaki sposób rozpoznawać które wydatki na obiad, kolację, kawę z kontrahentem można traktować jako koszty uzyskania przychodu, ale jednocześnie oznacza, że należy zachować szczególną staranność przy dokumentowaniu takich wydatków i właściwej ocenie ich związku z działalnością gospodarczą. Koniecznością może się bowiem okazać przedstawienie odpowiedniej argumentacji popartej właściwymi dowodami w przypadku czynności weryfikacyjnych prowadzonych przez organy podatkowe.

Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 4 marca 2019 r. 

sygn.. 0111-KDIB2-3.4010.46.2019.1.AD