Zgromadzenie wspólników spółki z o.o. – uczestnictwo online

Od 3 września 2019 roku obowiązują znowelizowane przepisy kodeksu spółek handlowych pozwalające na odbywanie oraz uczestnictwo w zgromadzeniach wspólników spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, z wykorzystaniem komunikacji elektronicznej. Zgodnie z nowo dodanym art. 2341 k.s.h. umowa spółki może dopuszczać udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, co obejmuje w szczególności:

1. transmisję obrad zgromadzenia wspólników w czasie rzeczywistym;

2. dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy mogą wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników;

3. wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.

Zgodnie z art. 248 § 2 k.s.h. do protokołu ze zgromadzenia wspólników należy dołączyć listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia wspólników oraz listę wspólników głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

Ponadto w przypadku gdy umowa spółki dopuszcza udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, udział wspólników w zgromadzeniu wspólników może podlegać jedynie wymogom i ograniczeniom, które są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.

Udział w zgromadzeniu przez Internet jest zatem możliwy wyłącznie wtedy, gdy taką opcję przewiduje umowa spółki. W przypadku istnienia w umowie odpowiednich postawień wspólnicy nieobecni personalnie na zgromadzeniu wspólników, a posiadający dostęp do Internetu, mają zapewnioną możliwość aktywnego uczestnictwa w zgromadzeniu, formułowania projektów uchwał, zgłaszania wniosków porządkowych w toku zgromadzenia oraz nade wszystko skutecznego wykonywania prawa głosu na zgromadzeniu.

Warto zwrócić również uwagę na to, że w celu odbycia zgromadzenia wspólników za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej muszą zostać zachowane wszystkie przewidziane w kodeksie spółek handlowych standardowe zasady odbywania zgromadzeń. W zgromadzeniu wspólników mogą wziąć udział osoby uprawnione do uczestnictwa w zgromadzeniu zgodnie z zasadami przewidzianymi w kodeksie spółek handlowych. Zgromadzenie musi ponadto odbywać się na terenie Rzeczpospolitej Polskiej, w siedzibie spółki lub w innym miejscu, które zostało wskazane w umowie spółki, albo na które zgodę wyrazili wszyscy wspólnicy spółki. 

Zatem jeśli wszyscy wspólnicy uprawnieni do wykonywania prawa głosu na zgromadzeniu zechcą skorzystać z możliwości uczestnictwa w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, to i tak w miejscu, gdzie się ono odbywa musi być przynajmniej przewodniczący zgromadzenia oraz protokolant. W tym miejscu wskazać jednak należy, że obowiązujący bez zmian obowiązek odbywania walnych zgromadzeń na terenie Polski w żaden sposób nie ogranicza terytorialnie miejsca pobytu osoby uczestniczącej w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Może on zatem przebywać w dowolnym miejscu na ziemi, a jedynym warunkiem jest posiadanie dostępu do komunikacji elektronicznej.

Zgodnie z art. 248 § 2 k.s.h. do protokołu ze zgromadzenia wspólników należy dołączyć listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia wspólników oraz listę wspólników głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Podpisy uczestników zgromadzenia wspólników odbytego w trybie art. 2341 ks.h. nie są wymagane. Dowody zwołania zgromadzenia wspólników zarząd powinien dołączyć do księgi protokołów. Zatem oprócz standardowej listy obecności z podpisami fizycznie obecnych wspólników, należy dołączyć listę wspólników głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Lista ta powinna jedynie wymieniać takich wspólników, zaś ich podpisy nie są wymagane.

Na opisane zmiany czekano odkąd powszechne stało się połączenie online. Pozwalają one na ograniczenie formalności oraz kosztów związanych zarówno z odbyciem zgromadzenia, jak i z uczestnictwem w nim.