Umożliwienie głosowania w spółdzielniach przy wykorzystaniu środków komunikacji na odległość zostało dokonane na mocy dwóch aktów prawnych: ustawy z dnia 31.3.2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw oraz ustawy z dnia 16.4.2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2.
Nowo dodane przepisy do ustawy prawo spółdzielcze z pewnością zwiększają elastyczność w zakresie podejmowania uchwał przez organy spółdzielni. Wprowadzone zmiany mają stanowić również krok do uproszczenia regulacji związanych z funkcjonowaniem spółdzielni
Zagadnienia wstępne
Na mocy wspomnianych dwóch nowelizacji wprowadzono do ustawy Prawo Spółdzielcze m.in. szczegółowe przepisy: art. 35 § 41–44 dotyczący głosowania w zarządach i radach nadzorczych, art. 36 § 9–13 regulujące głosowanie na walnym zgromadzeniu, art. 37 § 5 odnoszący się do głosowania na zebraniu przedstawicieli oraz zmieniono przy tym brzmienie przepisów art. 35 § 3 i 5.
Zgodnie z nowymi regulacjami zawartymi w ustawie prawo spółdzielcze, każdy członek rady nadzorczej lub zarządu spółdzielni został upoważniony do żądania zwołania posiedzenia rady nadzorczej albo zarządu wraz z podaniem przez niego proponowanego porządku obrad lub też żądania podjęcia określonej uchwały na piśmie albo przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Choć wcześniej istniała możliwość podejmowania uchwał i wykonywania prawa głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej w zarządzie i radzie nadzorczej spółdzielni, tak musiała ona wynikać bezpośrednio ze statutu, względnie regulaminu organu. W obecnym stanie, podejmowanie uchwał przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej stanowi alternatywę dla tradycyjnego sposobu podejmowania uchwał. Natomiast w odniesieniu do walnego zgromadzenia i zebrania przedstawicieli ten sposób podejmowania uchwał może mieć miejsce, jeżeli zarząd lub rada nadzorcza zarządziły podjęcie określonej uchwały w tym trybie[1].
Wymogi formalne. Głosowanie
Alternatywny sposób podejmowania uchwał na odległość może w praktyce powodować wątpliwości co do zasad wykonywania prawa głosu, również pod kątem technicznym a nadto protokołowania tychże uchwał.
W pierwszej kolejności należałoby skupić się na pojęciu „środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość”. Wobec braku definicji legalnej powyższego pojęcia w ustawie prawo spółdzielcze, należałoby się posiłkować definicją legalną „środków komunikacji elektronicznej” użytej w ustawie o świadczeniu usług drogą elektroniczną, zgodnie z którą środki komunikacji elektronicznej stanowią „rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumienie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztą elektroniczną”. Zatem pod pojęciem środków bezpośredniej komunikacji na odległość, które mogą zostać wykorzystane przy głosowaniu w organach spółdzielni, należy rozumieć takie środki techniczne lub teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, które pozwalają na indywidualne porozumiewanie się na odległość w drodze przesyłania, przekazywania i odbierania danych między systemami teleinformatycznymi za pomocą przewodów, fal radiowych, środków optycznych lub innych środków elektromagnetycznych[2].
Statut spółdzielni, zawiadomienie o posiedzeniu organu lub zawiadomienie o głosowaniu w trybie elektronicznym a nadto regulaminy powinny ściśle określać możliwość wykonywania prawa głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji na odległość. Dodatkowo winny zawierać informacje na temat sposobu przekazania głosu oddanego za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość a także kwestię potwierdzenia otrzymania głosu przez przewodniczącego.
Forma głosowania musi przybrać taką postać, która będzie umożliwiać dokonanie identyfikacji głosujących członków organów spółdzielni a nadto będą zapewniać pomiędzy nimi a pozostałymi członkami organu bezpieczeństwo komunikacji elektronicznej. Głos zostaje uznany za oddany wówczas, gdy oświadczenie członka organu zostanie dostarczone do prowadzącego posiedzenie niezwłocznie, tj. w jak najkrótszym czasie, co powinno zostać dodatkowo uściślone w zawiadomieniu o głosowaniu. Prowadzący posiedzenie liczy oddany głos i stwierdza, czy zostały spełnione przesłanki formalne i materialne niezbędne do podjęcia uchwały w określonym kształcie[3]. Wymogiem podjęcia uchwały jest ponadto prawidłowe zawiadomienie wszystkich członków organu o głosowaniu przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Uchwała musi zostać również prawidłowo zaprotokołowana. Dotyczy to obrad walnego zgromadzenia oraz zebrania przedstawicieli. Z kolei kwestia protokołowania posiedzeń zarządu i rady nadzorczej zależy od spółdzielni jako, że przepisy ustawy prawo spółdzielcze nie przewidują analogicznych uregulowań w tym zakresie. W protokole stwierdza się prawidłowość zwołania, zdolność do powzięcia uchwały, liczbę oddanych głosów z wyszczególnieniem głosów oddanych za i przeciw oraz wstrzymujących się a także zgłoszone przez głosujących sprzeciwy. Protokół winien być podpisany przez przewodniczącego walnego zgromadzenia oraz przez inne osoby wskazane w statucie. Warto podkreślić, że protokół z obrad walnego zgromadzenia bądź zebrania przedstawicieli może być sporządzony również przez notariusza, o czym decyduje spółdzielnia.
Mając na uwadze fakt, że przepisy wskazują, że wykorzystanie środków bezpośredniej komunikacji dotyczy wyłącznie wykonywania prawa głosu, osoba protokołująca przebieg walnego zgromadzenia czy zebrania przedstawicieli powinna przebywać w miejscu obrad.
Nowo dodane przepisy do ustawy prawo spółdzielcze z pewnością stwarzają elastyczność w zakresie podejmowania uchwał przez organy spółdzielni. Wprowadzone zmiany mają stanowić również krok do uelastycznienia regulacji związanych z funkcjonowaniem spółdzielni.
[1] dr Mateusz Żaba, MOP 2021, Nr 18, Legalis
[2] Ibidem.
[3] Por. A. Zbiegień-Turzańska, Uchwała jako postać czynności prawnej [w:] System Prawa Prywatnego. T. 21. Prawo spółdzielcze, pod red. K. Pietrzykowskiego, Warszawa 2020, Legalis, s. 205–206, Nb 12.
Autor: Milena Hęglewicz, radca prawny Russell Bedford Poland
