Warto wspomnieć, iż w ubiegłych dwóch latach, w związku z wprowadzonym stanem zagrożenia epidemicznego ustawodawca umożliwił realizację tego obowiązku sprawozdawczego w wydłużonym terminie tj. o dodatkowe 3 miesiące (30 września). Aby jednak nie uśpić czujności podyktowanej działaniami w latach 2021 i 2022, przypominamy, iż w 2023 roku następuje powrót do ustawowego terminu. W efekcie, za ostateczne terminy sprawozdawcze za 2022 r., w sytuacji gdy rok obrotowy jednostki jest równy kalendarzowemu, należy przyjąć:
- 31 marca 2023 r. – sporządzenie sprawozdania finansowego
- 30 czerwca 2023 r. – zatwierdzenie sprawozdania finansowego
- 15 lipca 2023 r. – złożenie sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym
Jak zatwierdzić sprawozdanie finansowe w sp. z o.o.?
Sprawozdanie finansowe należy zatwierdzić nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego. Najpóźniej na dzień 30 czerwca 2023 roku zarząd musi zwołać zwyczajne zgromadzenie wspólników.
Zgodnie z art. 238 k.s.h. zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską, zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane. W rzeczonym zawiadomieniu zarząd powinien wskazać dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia oraz przedstawić szczegółowy porządek obrad.
Zawiadomienie zarząd musi wysłać wszystkim wspólnikom, na adresy zamieszkania lub odpowiednio adresy do doręczeń elektronicznych zamieszczone w księdze udziałów.
W sytuacji, gdy zgromadzenie wspólników będzie się odbywało przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, wówczas zarząd winien dodatkowo zamieścić informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu.
Istnieje jednak możliwość odbycia Zgromadzenia Wspólników i powzięcia na nim ważnych uchwał, pomimo braku formalnego zwołania zgromadzenia wspólników. Taką możliwość przewiduje art. 240 k.s.h., w sytuacji gdy na zgromadzeniu cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.
Przedmiotem obrad Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników powinno być zgodnie z art. 231 k.s.h.:
- Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania z działalności spółki za rok 2022
- Rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok 2022
- powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli zgodnie z art. 191 § 2 sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników;
- udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków za 2022 rok.
Podkreślić należy, iż ZZW winno podjąć uchwałę o udzieleniu absolutorium w zakresie wszystkich osób, które pełniły funkcję członków zarządu, rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej spółki w 2022 roku, nawet, jeśli pełniły te funkcję jedynie przez część roku.
Tak zatwierdzone sprawozdanie finansowe zarząd spółki będzie musiał zgłosić do Krajowego Rejestru Sądowego.
