Resort przewiduje, że projektowane zmiany zapewnią przede wszystkim dwojaką korzyść, tj. zarówno w zakresie uproszczenia procesu kontroli rozliczeń u przedsiębiorców, jak i możliwości zdalnego śledzenia przez organy podatkowe dokumentowanych w ten sposób faktur.
System obligatoryjny od 2023 roku
W myśl przepisów przejściowych ustawy, zmiany miałyby wejść w życie z dniem 1 stycznia 2022 r. Będą one miały charakter fakultatywny. Natomiast zgodnie z zapowiedziami podsekretarza stanu Jana Sarnowskiego system stanie się obligatoryjny od 2023 r.: „Jesteśmy czwartym krajem w Unii Europejskiej, który wprowadza e-fakturę. Pod koniec 2021 r. w formule dobrowolnej, a następnie od 2023 r. obowiązkowej”[1]. Resort finansów bazuje na doświadczeniach w stosowaniu tego rozwiązania, które zostało zaimplementowane w Hiszpanii, Portugalii i we Włoszech.
Jak stanowi uzasadnienie do projektowanych zmian, faktury ustrukturyzowane mają być wystawiane oraz otrzymywane przez podatników za pomocą systemu teleinformatycznego czyli Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Zgodnie z ww. uzasadnieniem: „Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury. Wyrażanie zgody powinno odbywać się na identycznych zasadach, jakie obowiązują dla faktur elektronicznych. System nie będzie obsługiwał procesu akceptacji nabywcy co do sposobu otrzymania faktur ustrukturyzowanych. W sytuacji gdy odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu KSeF, wystawca zachowa prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie, a wystawioną w ten sposób fakturę będzie zobowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób, np. e-mailem w postaci elektronicznej lub papierowej”.
Zwolnienie z obowiązku archiwizacji i inne udogodnienia
Skorzystanie z tej formy wystawiania faktur będzie powodowało u podatników zwolnienie z obowiązku ich przechowywania oraz archiwizacji[2].
Oprócz podatnika, wgląd do faktur ustrukturyzowanych i możliwość ich wystawiania będzie także zapewniona dla osób przez niego upoważnionych, np. dla jego pracowników czy dla biura rachunkowego z którym współpracuje. Konieczna będzie także autoryzacja danego użytkownika w systemie.
Co więcej, w tym wypadku nie będą miały zastosowanie przepisy ustawy o podatku od towarów i usług dotyczące wystawiania duplikatów faktur określone w art. 106l ww. ustawy, ponieważ faktura ustrukturyzowana wystawiona za pośrednictwem systemu KSeF nie będzie mogła ulec zaginięciu, bądź zniszczeniu.
W tym miejscu warto zaznaczyć, że (zgodnie ze swoją nazwą) faktury ustrukturyzowane będą przygotowywane w systemach podatkowo-księgowych podatnika według wzoru udostępnionego przez Ministra Finansów [3].
Zgodnie z projektem zmian, do art. 106m ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług oprócz punktu 1 i 2 zostanie dodany punkt 3, który w treści będzie zawierał słowa „Krajowy System e-Faktur”, co będzie oznaczało że stosowanie KSeF będzie powodowało zachowanie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury elektronicznej.
Dodatkowo do ustawy zostanie dodany art. 112aa, według którego faktury ustrukturyzowane mają być przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione, a w przypadku upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego po tym okresie – do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego [4].
Jak można przeczytać w ministerialnym piśmie dotyczącym oceny skutków regulacji, w ocenie resortu ustandaryzowany wzór faktury zmniejszy koszty przedsiębiorców związane z obsługą procesu fakturowania oraz zwiększy szybkość wymiany danych. Ministerstwo w przedmiotowym dokumencie argumentuje również, iż pogłębienie automatyzacji procesów księgowych, powinno mieć pozytywny wpływ na zmniejszenie ilości pomyłek. Ponadto zdaniem MF, dzięki wdrożeniu KSeF możliwa będzie analiza zdarzeń gospodarczych jeszcze przed terminem właściwym dla składania deklaracji podatkowych. Poprawie powinny także ulec procesy analityczne związane z łączeniem płatności z fakturą, co ma pomóc w potencjalnym zabezpieczeniu należności budżetu państwa poprzez zatrzymanie środków na rachunku bankowym [5].
Skrócony termin zwrotu VAT
Co ważne, projektowana ustawa wprowadza preferencję w postaci skróconego terminu dotyczącego możliwości zwrotu VAT z 60 dni do 40 dni pod pewnymi warunkami (które muszą być spełnione łącznie) – takimi jak np. konieczność bycia zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym przez co najmniej 12 miesięcy poprzedzające okres, w rozliczeniu za który została wykazana różnica podatku do zwrotu czy posiadanie rachunku rozliczeniowego lub imiennego rachunku w SKOKu przez co najmniej taki sam czas [6].
Można stwierdzić, iż nowy system teleinformatyczny KSeF zawiera szereg udogodnień zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla Ministerstwa Finansów. Konieczne wydaje się również w tym kontekście zwrócenie uwagi na istniejące zagrożenia dla firm, takie jak niezbędne dostosowane systemów finansowo-księgowych do nowych regulacji oraz pojawienie się kolejnego systemu nadzoru organów podatkowych nad działaniami podatnika.
Autor: Mateusz Krawczyński
Młodszy konsultant podatkowy w Russell Bedford Poland. Absolwent studiów licencjackich na kierunku Logistyka oraz studiów magisterskich Szkoły Głównej Handlowej na kierunku Finanse i Rachunkowość. Wcześniejsze doświadczenie zawodowe w zakresie podatków zdobywał w jednej z firm z tzw. Wielkiej Czwórki. Specjalizuje się w podatku od towarów i usług, w szczególności pod kątem rozliczeń VAT w jednostkach samorządu terytorialnego.
[2] Na podstawie: https://archiwum.bip.kprm.gov.pl/kpr/form/r2144021,Projekt-ustawy-o-zmianie-ustawy-o-podatku-od-towarow-i-uslug-oraz-niektorych-inn.html
[3] Na podstawie: https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12343202/katalog/12762080#12762080 – plik pn. projekt (uzasadnienie ustawy) do rozpatrzenia przez KP.docx
[4] Na podstawie: https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12343202/katalog/12762080#12762080 – plik pn. projekt (ustawa) do rozpatrzenia przez KP.docm
[5] Na podstawie: https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12343202/katalog/12762080#12762080 – plik pn. projekt (OSR) do rozpatrzenia przez KP.doc
[6] Na podstawie https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12343202/katalog/12762080#12762080 – plik pn. projekt (ustawa) do rozpatrzenia przez KP.docm
