Krajowy System e-Faktur – planowane zmiany dotyczące uprawnionych podmiotów

Krajowy System e-Faktur (w skrócie nazywany KSeF) umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Przyjmują one format .xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych na platformie ePUAP. W chwili obecnej (od 1 stycznia 2022 roku) Krajowy System e-Faktur funkcjonuje jako rozwiązanie dobrowolne, jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok obecnie stosowanych w obrocie faktur papierowych i faktur elektronicznych. KSeF miał stać się obowiązkowy w 2023 r., jednak Rada Europejska wyraziła zgodę, aby fakturowanie elektroniczne w Polsce było obowiązkowe od  1 stycznia 2024 roku. Korzystanie z KSeF ma zostać zmienione tak, aby mogło z niego korzystać więcej podatników.

Podmioty uprawnione do korzystania z KSeF

Zgodnie z Projektem Rozporządzenia przepisy wskazujące podmioty uprawnione do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur zostaną zmodyfikowane.

Wspomniane rozporządzenie przewiduje, iż uprawnienie do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur posiądzie większa grupa podmiotów niż dotychczas, ponieważ uprawnioną osobę fizyczną będą mogły wskazać również jednostka samorządu terytorialnego, jako przedstawiciel samorządowej jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego, a także grupa VAT, jako przedstawiciel członka grupy VAT.

Ponadto w przypadku wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych również zwiększono listę podmiotów uprawnionych. W projekcie zawarto dodatkowo osoby fizyczne wskazane przez jednostkę samorządu terytorialnego, jako przedstawiciel samorządowej jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego, bądź przez grupę VAT, jako przedstawiciel członka grupy VAT oraz osobę fizyczną wskazaną przez osobę fizyczną wskazaną przez wymienione wcześniej podmioty (j.s.t., grupa VAT).

Dodatkowo w zmienianym Rozporządzeniu Ministra Finansów ma zostać zawarty przepis dotyczący ust. 4. tego aktu, który stanowi, iż uprawnienia wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych posiadane przez podmiot wskazany przez podatnika są również uprawnieniami osób fizycznych wskazanych przez ten podmiot. Zmiana ma wprowadzić zasadę, według której norma ta nie ma zastosowania do osób fizycznych wskazanych przez jednostkę samorządu terytorialnego, jako przedstawiciel samorządowej jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego lub grupę VAT, jako przedstawiciel członka grupy VAT.

Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień

Projekt Rozporządzenia przewiduje dodanie przepisu dotyczącego nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień osobom fizycznym wskazanym przez jednostkę samorządu terytorialnego, jako przedstawiciel samorządowej jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego bądź przez grupę VAT, jako przedstawiciel członka grupy VAT oraz osobom fizycznym wskazanym przez osoby fizyczne wskazane przez wcześniej wspomniane podmioty (j.s.t., grupa VAT).

W przypadku tych osób fizycznych należy podać dane, które zostały enumeratywnie wymienione w §3 ust. 2 pkt 1-3 Rozporządzenia Ministra Finansów (m.in. NIP podatnika, nazwa podmiotu), a także NIP odpowiednio samorządowej jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego albo członka grupy VAT.

Po wejściu w życie projektowanego rozporządzenia, grupy uprawnionych podmiotów przedstawiać się będą następująco:

Podmioty uprawnione do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur:

1. podatnik;
2. podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy o podatku od towarów i usług (tj. organy egzekucyjne określone w ustawie z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji; komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania cywilnego);
3. osoby fizyczne wskazane przez:
   • podatnika,
   • podmiot, o którym mowa w art. 106c pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług (tj. organy egzekucyjne określone w ustawie z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji),
   • jednostkę samorządu terytorialnego, jako przedstawiciel samorządowej jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego, grupę VAT, jako przedstawiciel członka grupy VAT.

Podmioty uprawnione do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych:

1. podatnik;
2. podmiot wskazany przez podatnika;
3. podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy o podatku od towarów i usług (organy egzekucyjne określone w ustawie z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji; komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania cywilnego);
4. osoba fizyczna, o której mowa w ust. 2 pkt 3 lit. c i d omawianego projektu rozporządzenia (tj. osoba fizyczna wskazana przez jednostkę samorządu terytorialnego, jako przedstawiciel samorządowej jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego bądź grupę VAT, jako przedstawiciel członka grupy VAT);
5. osoba fizyczna wskazana przez:
   • podatnika
   • podmiot, który został wskazany przez podatnika,
   • podmiot, o którym mowa w art. 106c ustawy o podatku od towarów i usług (tj. organy egzekucyjne określone w ustawie z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji; komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania cywilnego),
   • osobę fizyczną, o której mowa w ust. 2 pkt 3 lit. c i d. analizowanego projektu (tj. osoba fizyczna wskazana przez jednostkę samorządu terytorialnego, jako przedstawiciel samorządowej jednostki budżetowej lub samorządowego zakładu budżetowego bądź grupę VAT, jako przedstawiciel członka grupy VAT).