Istotnym jest, że podróżny na podstawie paszportu lub innego dokumentu tożsamości musi uwiarygodnić, iż posiada stałe miejsce zamieszkania poza granicami Polski. Nie oznacza to, że zasięg tej instytucji obejmuje tylko osoby, które nie są obywatelami krajów UE. Wręcz przeciwnie, są oni uprawnieni do otrzymania zwrotu podatku gdy faktycznie zamieszkują w kraju nie będący członkiem Unii Europejskiej.
Kolejnym warunkiem, który należy spełnić, aby otrzymać zwrot podatku jest wywiezienie zakupionego towaru poza granice kraju. Towar ten musi znajdować się w bagażu osobistym podróżnego, co nie oznacza, iż jest to tylko to, co podróżny ma przy sobie. Wydaje się, że w tym przypadku powinno stosować się odpowiednio unormowania art. 56 ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług, który przez bagaż osobisty rozumie „cały bagaż, który podróżny jest w stanie przedstawić organom celnym, wjeżdżając na terytorium kraju, jak również bagaż, który przedstawi on później organom celnym, pod warunkiem przedstawienia dowodu, że bagaż ten był zarejestrowany jako bagaż towarzyszący w momencie wyruszenia w podróż przez przedsiębiorstwo, które było odpowiedzialne za jego przewóz”. W momencie wywozu towaru za granicę musi on znajdować się w stanie nienaruszonym. Nie oznacza to jednak, że towar nie może zostać odpakowany, jednakże w wielu przypadkach rozpakowanie go może budzić wątpliwości co do nienaruszonego stanu. Wywóz tego towaru musi nastąpić najpóźniej w ostatnim dniu trzeciego miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonał zakupu.
Podstawą do dokonania zwrotu jest przedstawienie przez podróżnego dokumentu wystawionego przez sprzedawcę, na którym funkcjonariusz urzędu celnego potwierdzi pieczęcią z numeratorem wywiezienie przez podróżnego towarów. Należy nadmienić, że do tego dokumentu powinien być załączony paragon z kasy fiskalnej wystawiony przez sprzedawcę. Nie oznacza to, że takie potwierdzenie może zostać dokonane tylko przez polskiego funkcjonariusza celnego. W przypadku opuszczania terytorium Unii Europejskiej w innym państwie członkowskim, wywóz ten musi zostać potwierdzony przez ten urząd celny, przez który zostały wywiezione.
Zwrot podatku VAT może zostać dokonany w gotówce, bądź też w formie polecenia przelewu, czeku rozrachunkowego lub karty płatniczej. Dokonać go może bądź bezpośrednio sprzedawca, bądź podmiot, którego przedmiotem działalności jest dokonywanie zwrotu. Podmioty te mogą pobrać prowizję od zwracanej kwoty podatku, jednakże pomimo delegacji ustawowej minister właściwy do spraw finansów publicznych nie wydał rozporządzenia, w którym ustaliłby maksymalną jej wysokość,
w związku z czym nie ma górnej granicy jej wysokości. Podróżny nie jest zobligowany do osobistego odebrania kwoty zwrotu, gdyż zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa może on działać samodzielnie lub przez pełnomocnika.
