W tym miejscu należy wskazać na obowiązki podatników wynikające z Rozporządzenia § 4 Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r. nr 152, poz. 1475, ze zmianami; dalej: Rozporządzenie). Te przepis nakładają na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia. Rozporządzenie wyjaśnia, że ewidencjionowaniu podlega wyposażenie, którego wartość początkowa wynosi więcej niż 1.500,00 zł.
Definicję wyposażenia zawiera § 3 pkt 7 Rozporządzenia. Zgodnie z tym przepisem, wyposażenie to rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, do środków trwałych.
Ważne jest aby pamiętać, jakie informacje powinien zawierać ten spis, a więc np.: kolejny numer wpisu, datę nabycia, nazwę przedmiotu, cenę zakupu lub koszt nabycia wyposażenia oraz nr rachunku lub faktury z informacją o numerze jego wpisu z Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów, a także w przypadku likwidacji wyposażenia jego przyczynę i datę.
Jednocześnie podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów obowiązują przepisy wskazane w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r. (Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350 Nr 74, poz.397, dalej: UOPDF).
Wskazują one w art. 22a ust. 1 definicję środków trwałych, którymi są składniki majątku, które zostały nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, a w dniu, w którym zostają przejęte do użytkowania na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. muszą być kompletne i zdatne do użytku.. Podatnik musi również zadeklarować, że przewidywany okres użytkowania środka trwałego będzie dłuższy niż 12 miesięcy.
W odniesieniu do środków trwałych przepisy UOPDF nakładają na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych, w zależności jednak od ich wartości początkowej dają prawo podatnikowi do zaniechania uwidocznienia jego nabycia i oddania do użytkowania w przedmiotowej ewidencji. Zgodnie z przepisami UOPDF w odniesieniu do środków trwałych, których wartość początkowa wynosi do 3500,00 zł podatnik ma dwie możliwości. Jedną z nich zgodnie z art. 22d ust. 1 UOPDF jest niedokonywanie odpisów amortyzacyjnego, ale zaliczenie wydatków poniesionych na ich nabycie bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, w którym nastąpiło oddanie go do użytkowania Drugą zaś wprowadzenie takiego środka trwałego do ewidencji i dokonanie jednorazowego odpisu amortyzacyjnego (art. 20f ust. 3. UOPDF). Odpisu tego należy dokonać w miesiącu, w którym nastąpiło oddanie środka do użytkowania lub w następnym miesiącu. Istnieje również możliwość amortyzacji tego środka trwałego na zasadach ogólnych.
Zarówno w przypadku dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego, jak i zaliczenia kosztów związanych z nabyciem środka trwałego bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów ich wartości powinna zostać uwzględnione w kolumnie 13 – pozostałe wydatki - podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
W sytuacji natomiast, gdy wartość początkowa środka trwałego przekracza 3 500,00 zł należy dokonać jego amortyzacji, a także ująć te składnik majątku podatnika w ewidencji środków trwałych najpóźniej w miesiącu, w którym został on przekazany do używania.
Wydatek poniesiony w związku z nabyciem środka trwałego stanowi koszt uzyskania przychodu w postaci miesięcznych odpisów amortyzacyjnych. Wartość miesięcznych odpisów amortyzacyjnych ustala się poprzez wyliczenie iloczynu wartości początkowej składnika majątku i stawki amortyzacyjnej. Jeśli odpisów amortyzacyjnych dokonuje się miesięcznie ustalamy określoną wartość rocznej wartości odpisów amortyzacyjnych , dzieli się przez liczbę miesięcy w roku. Tak obliczona wartość ujmowana jest jako miesięczny kosztach podatkowych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 13 od miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek został oddany do użytkowania. Na uwagę zasługuje fakt, że odpisy amortyzacyjne od środków trwałych, które nie zostały wpisane do ewidencji nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.
Należy wskazać, że UPDOF daje prawo nieewidencjonowania składników rzeczowych wykorzystywanych na cele prowadzenia działalności gospodarczej, których wartość nabycia lub wytworzenia jest mniejsza niż 3500,00 zł. Z kolei przepisy Rozporządzenia zobowiązują przedsiębiorcę do ich ewidencjonowania jeśli ich wartośś przekracza 1500,00 zł..
Warto więc pamiętać, aby nawet jeśli przepisy UPDOF, nie nakładają obowiązków ewidencyjnych dokonywać ich zgodnie z regulacjami Rozporządzenia
